Vous recevez chaque jour de nombreux e-mails de vos patients, de vos clients ou de vos fournisseurs. Il n’est pas toujours facile d’organiser sa boîte mail professionnelle surtout lorsque vous avez peu de temps à consacrer à cette tâche. Pourtant, une bonne gestion de votre messagerie est essentielle pour optimiser votre organisation, votre communication.
Maitriser votre messagerie professionnelle : 10 conseils efficaces
1/ Création d’une adresse mail professionnelle
Distinguer clairement sa messagerie personnelle de sa messagerie professionnelle est une règle de base.
Utiliser deux adresses séparées permet une meilleure organisation, une gestion plus fluide des échanges, et limite les distractions inutiles.
Recevoir un message privé au milieu d’une demande de rendez-vous ou d’un message patient peut créer de la confusion, voire faire perdre un temps précieux.
En séparant les deux, vous gardez un cadre de travail clair, professionnel… et bien plus serein.
2/ Définissez des horaires fixes pour traiter vos courriels
Il est recommandé de définir des moments précis dans la journée pour consulter et traiter vos messages.
Cela peut être le matin avant les premières consultations, pendant la pause déjeuner, ou en fin de journée.
L’essentiel est de choisir un créneau qui s’intègre naturellement à votre rythme de travail.
En procédant ainsi, vous abordez ces tâches avec plus de disponibilité, sans interruption, et dans un cadre plus serein.
3/ Désactiver les notifications
Pour vous aider, pensez à supprimer les notifications en journée qui risquent de vous faire perdre du temps et vous déconcentrer pendant votre travail, à chaque nouveau message d’un correspondant. Restez rigoureux aux plages horaires que vous avez préalablement définies pour consulter votre messagerie.
4/ Se désabonner
Comme beaucoup vous êtes sans doute inondés de courriels électroniques sans intérêt ou obsolètes, pensez à vous désabonner des newsletters par exemple, pour ne garder que ce qui vous est utile.
5/ Créer des dossiers pour classer vos mails par catégorie
Pensez à structurer votre messagerie en créant des dossiers tels que “Patients”, “Clients” ou “Fournisseurs”, accompagnés de sous-dossiers organisés par nom, spécialité, entreprise, produit ou service.
Cette méthode vous permet de classer vos courriels de manière claire, de les retrouver rapidement et de les archiver une fois qu’ils ont été traités.
6/ Trier vos mails
Adoptez un mode d’affichage qui facilite la lecture et le tri de vos e-mails.
Vous pouvez classer vos messages par date, par taille, par expéditeur ou par objet, selon ce qui vous convient le mieux.
Par exemple, en triant par taille, les e-mails contenant des pièces jointes s’affichent en priorité, ce qui peut s’avérer utile pour repérer rapidement les documents importants.
7/ Répondre rapidement aux mails qui nécessitent une réponse
Par exemple, vous pouvez confirmer ou modifier un rendez-vous avec un confrère ou un fournisseur, demander ou fournir des informations complémentaires à vos patients ou clients …etc. Ce type de message témoigne de votre rigueur et de votre attention, et contribue à instaurer une relation de confiance durable avec vos interlocuteurs.
8/ Intitulé de « l’objet »
Ajouter un mot-clé pertinent dans l’objet de vos e-mails facilite grandement leur recherche par la suite.
Plutôt que de faire défiler l’ensemble de votre boîte de réception, utilisez simplement l’outil de recherche intégré à votre messagerie pour retrouver rapidement le message souhaité.
Un objet bien pensé vous fait gagner du temps… et évite bien des pertes d’informations.
9/ Supprimer ou archiver les mails
Inutile de conserver des messages qui ne nécessitent pas de réponse ou qui sont obsolètes. Pensez à faire régulièrement le tri dans votre messagerie.
Supprimez les spams, newsletters, publicités, messages automatiques et autres courriels non prioritaires.
Archivez les messages déjà traités et devenus inutiles.
Cette démarche vous permet de libérer de l’espace, de garder une boîte de réception claire et de vous concentrer uniquement sur les échanges pertinents.
10/ Réponse automatique
Pensez à programmer une réponse automatique en cas d’absence ou de congés.
Ce message informe vos correspondants de votre indisponibilité et les rassure sur le fait que leur demande sera prise en compte dès votre retour.
C’est aussi un bon moyen de préserver votre tranquillité pendant vos vacances, sans laisser d’attente ni de doute chez l’expéditeur.
Déléguer la gestion de votre boîte mail à une télésecrétaire ?
Si toutes ces tâches vous prennent encore trop de temps, une autre solution existe : faire appel à une professionnelle qui peut prendre en charge la gestion de votre boîte mails.
À distance, et selon vos consignes, elle peut gérer votre messagerie et vos tâches administratives : trier les courriels, classer les échanges, répondre si nécessaire et archiver ce qui doit l’être — le tout dans le respect de votre identité et de la confidentialité de vos échanges.
En faisant appel à une secrétaire à distance, vous gagnerez du temps tout en bénéficiant d’un service personnalisé et flexible. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier.
Déléguez la gestion de votre boîte mail pour plus de sérénité
Organiser sa messagerie est essentiel, mais chronophage. Au-delà des conseils, nous vous offrons une solution clé en main pour vous libérer de cette charge mentale :
- Une gestion administrative complète : Nous prenons en charge la gestion de vos e-mails, les filtrons, les trions et y répondons selon vos consignes, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos priorités. Découvrez nos services administratifs.
- Sérénité et gain de temps : Dites adieu aux distractions et aux notifications intempestives. En nous confiant votre messagerie, vous gagnez un temps précieux et préservez votre énergie. Gagnez en productivité avec notre expertise.
- Une solution sur mesure : Que vous soyez un professionnel libéral, un médecin ou un dirigeant de PME, notre service s'adapte à votre secteur d'activité et à votre volume d'appels. Découvrez la solution pour le secteur médical ou pour votre PME.
À propos de l’auteur
PAYET Morgane
Morgane est une télésecrétaire indépendante qui cumule plus de 18 ans d’expérience dans le secrétariat. Certifiée secrétaire médicale depuis 2001, elle intervient aussi bien pour des cabinets de médecins généralistes qu’au sein de centres d’appels . En août 2022, elle a créé sa propre entreprise, motivée par ses valeurs et son désir de liberté.