Vous recevez chaque jour de nombreux e-mails de vos patients, de vos clients ou de vos fournisseurs. Il n’est pas toujours facile d’organiser sa boîte mail professionnelle surtout lorsque vous avez peu de temps à consacrer à cette tâche. Pourtant, une bonne gestion de votre messagerie est essentielle pour optimiser votre organisation, votre communication.
Maitriser votre messagerie professionnelle : 10 conseils efficaces
1/ Création d’une adresse mail professionnelle
Il est important de créer des adresses de messagerie différentes pour son activité personnelle et professionnelle. Non seulement par rapport à la capacité de stockage mais surtout scinder les deux pour une meilleure gestion. Avoir le message de tante Rosette qui vous parle de ses vacances entre deux messages pro peut vous distraire…ce n’est pas le but ! Il vaut mieux éviter.
2/ Définissez des horaires fixes pour traiter vos courriels
Par exemple, vous pouvez le faire le matin avant de commencer vos consultations, le midi pendant votre pause déjeuner, et/ou le soir après avoir terminé votre journée. Le but étant de consacrer un moment prédéfini qui vous convient le mieux dans votre journée. Vous serez mieux disposé en sachant que vous ne serez pas dérangé pour les gérer en toute tranquillité.
3/ Désactiver les notifications
Pour vous aider, pensez à supprimer les notifications en journée qui risquent de vous faire perdre du temps et vous déconcentrer pendant votre travail, à chaque nouveau message d’un correspondant. Restez rigoureux aux plages horaires que vous avez préalablement définies pour consulter votre messagerie.
4/ Se désabonner
Comme beaucoup vous êtes sans doute inondés de courriels électroniques sans intérêt ou obsolètes, pensez à vous désabonner des newsletters par exemple, pour ne garder que ce qui vous est utile. Vous gagnerez en clarté et visibilité et surtout en temps de gestion.
5/ Créer des dossiers pour classer vos mails par catégorie
Par exemple, vous pouvez créer un dossier “Patients”, « Clients », « Fournisseurs » avec des sous-dossiers par nom, par spécialité ou par entreprise, produit ou service, etc. Cela vous permettra de retrouver facilement vos courriels et de les archiver une fois traités.
6/ Trier vos mails
Adopter un affichage qui vous avantage en triant vos e-mails par date, taille, expéditeur… etc.
Selon vos préférences vous pouvez augmenter la visibilité de vos mails. Par exemple, dans les filtres si vous sélectionnez dans le menu déroulant « par taille » vous aurez tous les mails comportant des pièces jointes en premier.
7/ Répondre rapidement aux mails qui nécessitent une réponse
Par exemple, vous pouvez confirmer ou modifier un rendez-vous avec un confrère ou un fournisseur, demander ou fournir des informations complémentaires à vos patients ou clients …etc. Cela montrera que vous êtes attentif et professionnel, et renforcera la confiance et la satisfaction de vos interlocuteurs.
8/ Intitulé de « l’objet »
Indiquer un mot-clé dans l’objet du mail que vous envoyez vous permet de le retrouver plus facilement et gagner du temps. Pour cela vous pouvez utiliser l’outil de recherche de votre messagerie plutôt que de parcourir tous les messages de votre boîte mail.
9/ Supprimer ou archiver les mails
Inutile de conserver des messages qui ne nécessitent pas de réponse ou qui sont obsolètes. Vous pouvez supprimer les spams, les newsletters, les publicités, les mails automatiques et autres courriels non essentiels. Vous pouvez aussi archiver les messages qui ont été traités et qui ne sont plus utiles. Cela vous permettra de libérer de l’espace dans votre boîte de réception et de ne garder que les courriels pertinents.
10/ Réponse automatique
Programmer une réponse automatique pendant vos vacances ou absences. Cela permet de ne pas être dérangé surtout si vous êtes en vacances et de décompresser totalement. Avec ce système l’expéditeur a l’information de votre absence et ne s’inquiétera pas de ne pas avoir un retour de votre part immédiatement.
Déléguer la gestion de votre boîte mail à une télésecrétaire ?
Si malgré ces conseils, vous avez encore du mal à effectuer toutes ces actions, sachez qu’il existe une autre solution : faire appel à une télésecrétaire. Une professionnelle qui peut prendre en charge la gestion de votre boîte de réception de vos mails à distance, selon vos besoins et vos consignes. Elle peut trier, classer, répondre et archiver vos E-mails pour vous, en respectant votre identité et votre confidentialité. Elle peut aussi gérer les tâches administratives comme la prise de rendez-vous, la gestion de votre agenda, le suivi des dossiers, etc.
En faisant appel à une secrétaire à distance, vous gagnerez du temps tout en bénéficiant d’un service personnalisé et flexible. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier.
Confiez la prise en charge téléphonique de vos clients ou patients à un service professionnel et 100 % en France.
Riche de plus de 18 années d’expérience, le télésecrétariat MLG vous propose une gamme de services variés, allant de la réception des appels à la gestion des plannings et prise de rendez-vous.
Contactez le télésecrétariat MLG au 05.32.92.10.17.
À propos de l’auteur
PAYET Morgane
Morgane est une télésecrétaire indépendante qui cumule plus de 18 ans d’expérience dans le secrétariat. Certifiée secrétaire médicale depuis 2001, elle intervient aussi bien pour des cabinets de médecins généralistes qu’au sein de centres d’appels . En août 2022, elle a créé sa propre entreprise, motivée par ses valeurs et son désir de liberté.