Simplifiez-vous la vie, MLG est là pour prendre vos appels
Service de réception d’appels pour les professionnels.
MLG
« La gestion des appels, mon métier. »
Externalisation professionnelle des appels avec MLG
Le service d’assistance téléphonique à distance MLG assure la réception, le traitement et la redirection des appels que ce soit dans le secteur de la santé, les établissements médicaux, les entreprises, les professions libérales ou tout autre domaine.
Profitez d’une solution qui vous permet de disposer d’un accueil téléphonique et d’une secrétaire qualifiée pour gérer vos appels.
Une solution complète pour la gestion des appels
Avec MLG, c'est la garantie d'une gestion des appels entrants sur mesure
- Réception d’appels : Une réception professionnelle des communications offrant une première impression positive.
- Écoute active : Une attitude attentive et interactive facilitant la compréhension des besoins et la résolution des problèmes.
- Continuité de service : MLG garantit la continuité de votre service téléphonique, même en cas d’imprévus, pour que la gestion de vos appels ne soit jamais interrompue.
- Orientation des appels : Redirection des communications vers les services ou les individus compétents en fonction de la nature de la demande.
- Accueil téléphonique personnalisé : chaque appel est traité selon les informations présentes dans la fiche client pour une réponse adaptée à chaque demande.
- Suivi des appels : Enregistrement et suivi des informations relatives aux échanges, assurant un historique précis et facilitant la gestion des interactions futures.
- Gestion des réclamations : Traitement des plaintes et des préoccupations des clients.
Filtrage et Transfert des communications
Un numéro de transfert dédié vous est attribué pour rediriger vos appels vers le secrétariat MLG. Il vous suffit d’activer le renvoi d’appel depuis votre ligne habituelle vers ce numéro, selon vos horaires ou vos besoins. Les appels entrants sont évalués et triés en fonction de critères que vous avez définis afin de déterminer s’ils doivent vous être transférés.
Gestion des messages
Envoi des messages importants après l’échange, par le canal de votre choix (mail, SMS, ou via un outil de télétransmission si vous en utilisez un).
En cas d’urgence, la télésecrétaire agit immédiatement selon vos directives.
Message d'accueil
Dès que l’appel est pris en charge, un script d’accueil personnalisé, défini avec vous, se déclenche automatiquement, suivi d’une musique d’attente qui rassure vos clients : ils savent qu’ils sont au bon endroit et qu’une télésecrétaire va leur répondre dans un instant.
La confidentialité et la sécurité des données de nos clients sont assurées avec un logiciel conforme aux normes Hébergeur de Données de Santé (HDS), garantissant ainsi une protection optimale des informations sensibles.
Accueil téléphonique
Tous vos appels entrants sont pris en charge par la permanence téléphonique du lundi au vendredi, de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 18h00.
S.V.I (serveur vocal interactif)
Il s’agit d’un système automatisé qui guide les appelants par un menu vocal interactif. Ils peuvent choisir le service ou l’interlocuteur souhaité en appuyant sur une touche du téléphone (ex. : « tapez 1 pour la prise de rendez-vous, tapez 2 pour les urgences »).
Messagerie vocale
Le message du répondeur indique le nom du cabinet ou de l’entreprise, les heures d’ouverture du secrétariat téléphonique à distance et tout autre élément que vous souhaitez porter à la connaissance de l’appelant.
Dans quelles circonstances le secrétariat est-il amené à effectuer des appels sortants ?
- Informer les patients des périodes de fermeture exceptionnelle du cabinet médical ou de l’entreprise.
- Appels pour orienter les patients vers des services spécifiques ou pour fournir des informations médicales complémentaires à la demande de l’entreprise ou du médecin.
- Organiser, reprogrammer ou annuler des rendez-vous médicaux en fonction des disponibilités du cabinet médical.
- Informer les patients de la disponibilité de leurs prescriptions.
- Informer les patients de la disponibilité de leurs résultats d’examens médicaux ou de tests diagnostiques.
- Relances liés à des documents manquants, des signatures nécessaires, ou d’autres éléments administratifs importants.
- Organiser les rappels de rendez-vous médicaux aux patients.
- Confirmer ou mettre à jour les informations médicales des patients.
- Suite à une consultation ou un traitement pour évaluer leur état de santé et recueillir des retours.
- Reprogrammation des rendez-vous en cas d’indisponibilité du praticien.
- Confirmer ou mettre à jour les informations des clients afin d’assurer l’exactitude des données dans la base de données de l’entreprise.
L'association remontée de fiche et gestion des appels : un véritable atout !
Les données sont recueillies pendant l’échange et restent accessibles, à la fois pour le secrétariat et pour le professionnel, directement depuis l’agenda partagé. Si le contact est déjà connu de l’entreprise elle s’affiche dès la prise en charge de l’appel et lors des appels sortants.
L’agent de réception peut ainsi :
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Vérifier l’identité et les coordonnées du contact.
- Accéder aux informations pertinentes pour répondre à la demande.
- Mettre à jour la fiche avec les informations recueillies lors de l’échange.
Avec la remontée de fiche, le service de gestion d’agenda est optimisé, tout comme la prise de rendez-vous.
Le secrétariat téléphonique externalisé MLG : c’est un accueil professionnel et chaleureux par une secrétaire chevronnée.