Aller au contenu

Simplifiez-vous la vie, MLG est là pour prendre vos appels

Gestion des communications pour les Professionnels de la Santé et Entreprises

MLG
« La gestion des appels, notre métier. »

La gestion des appels implique la mise en place de procédures efficaces pour répondre aux appels, organiser les flux téléphoniques, et traiter les demandes des appelants. Elle englobe l’utilisation de standards téléphoniques, la réception d’appels, le transfert d’appels, et la gestion des urgences.

La communication professionnelle et le suivi des appels sont des aspects essentiels pour offrir un service clientèle de qualité.

Pour une gestion optimale, certaines entreprises optent pour des services externalisés spécialisés dans la gestion des appels. L’entreprise ne gère plus directement ses appels téléphoniques en interne mais les délègue à un prestataire comme MLG.

Pour des informations spécifiques, il est recommandé de me contacter directement.

télésecrétaire avec son casque d'un telesecretariat

Externalisation professionnelle des appels téléphoniques avec MLG

MLG assure la réception et le traitement des appels téléphoniques pour les professionnels de santé, les établissements médicaux, les entreprises et les professions libérales.

Cela inclut l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la gestion des urgences, la transmission de messages, la confirmation et la gestion des annulations ou modifications des rendez-vous.

Les paramètres sont personnalisables avec différentes fonctionnalités pour correspondre à vos attentes. Il est possible de configurer le message d’accueil, les fiches patients, la liste d’attente, le transfert d’appels et le rappel des rendez-vous. Si vous n’avez pas d’agenda numérique et que vous souhaitez externaliser uniquement vos appels c’est possible aussi !

Télésecrétariat MLG : Une solution complète pour la gestion des appels

Avec MLG, c'est la garantie d'un accueil téléphonique sur mesure

  • Réception d’appels : Réception professionnelle des appels, offrant une première impression positive.
  • Écoute active : Attitude attentive et interactive lors des appels, facilitant la compréhension des besoins et la résolution des problèmes.
  • Continuité de service : Maintien ininterrompu des services de gestion des appels, même en cas d’événements imprévus, MLG assure la continuité de votre service téléphonique.
  • Orientation des appels : Redirection des appels vers les services ou les individus compétents en fonction de la nature de la demande.
  • Gestion des appels sortants : Organisation et réalisation d’appels sortants pour des besoins tels que les les rappels ou les suivis.
  • Personnalisation de l’accueil : Adaptation de l’accueil téléphonique en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise ou de la situation.
  • Priorisation des appels : Classement des appels en fonction de leur importance ou de leur urgence, permettant une gestion efficace des ressources et une réponse rapide aux situations critiques.
  • Suivi des appels : Enregistrement et suivi des informations relatives aux appels, assurant un historique précis et facilitant la gestion des interactions futures.

Accueil téléphonique

Avec MLG c’est l’assurance d’un accueil téléphonique personnalisé grâce notamment à la remontée de fiche d’information. Tous vos appels entrants sont décrochés avec le sourire, empathie et professionnalisme du lundi au vendredi de 8h00-12h00 et de 13h00-18h00.

Fiche contact

Lors d’un premier appel une fiche contact détaillée est remplie avec différents éléments tels que les coordonnées du patient. Elle permet de visualiser l’historique des messages, des rdv passés et à venir et également de consulter des remarques spécifiques. 

Messagerie vocale

Le message du répondeur indique le nom du cabinet ou de l’entreprise, les heures d’ouverture du secrétariat téléphonique à distance et tout autre élément que vous souhaitez porter à leur connaissance.

secrétaire effectuant la Gestion des Appels téléphoniques sortants et entrants ainsi que l'accueil téléphonique

La remontée de fiche : un réel atout lors des appels !

Grâce à la remontée de la fiche d’information, le personnel du télésecrétariat sait avant même de décrocher qui appelle, ce qui permet un accueil personnalisé. Le logiciel associe le numéro appelant à la fiche patient correspondante, la secrétaire peut ainsi :

  • Adapter son discours en fonction du profil, de la situation et des besoins du patient.
  • Vérifier l’identité et les coordonnées du patient.
  • Accéder aux informations pertinentes pour répondre à sa demande.
  • Mettre à jour la fiche patient avec les informations recueillies lors de l’appel

La confidentialité et la sécurité des données de nos clients sont assurées avec un logiciel conforme aux normes Hébergeur de Données de Santé (HDS), garantissant ainsi une protection optimale des informations sensibles.

Filtrage et Transfert d'Appels

Les appels entrants sont évalués et triés en fonction de critères que vous avez définis afin de déterminer s’ils doivent vous être transférés.

Gestion des messages

Transmission des messages importants via le canal de votre choix. En cas d’urgence, la télésecrétaire agit selon vos directives.

Message d'accueil

Vos patients sont accueillis par un message d’accueil personnalisé avec une musique d’attente leur indiquant qu’il sont au bon endroit et qu’une télésecrétaire va prendre leur appel.

La fiche de renseignements : un outil efficace dans le traitement des appels

capture d'écran de l'agenda d'une fiche patient
capture d'écran de l'agenda d'une fiche patient

Une fiche patient est un document qui rassemble les informations de l’appelant : nom, adresse mail, numéro de téléphone, etc…. Les informations sont recueillies par les télésecrétaires lors de l’appel et complétées par la suite par le cabinet médical. Elle est consultable par les télésecrétaires et le praticien depuis l’interface de l’agenda. Si le patient est déjà connu du cabinet elle s’affiche dès la prise en charge de l’appel sur le logiciel du télésecrétariat médical. La fiche de renseignements permet d’identifier le patient, facilite la communication grâce aux informations présentes et améliore la coordination des rendez-vous. La fiche est également visible lors des appels sortants effectués par le secrétariat.

Le secrétariat externe MLG : c’est un accueil professionnel et chaleureux par une secrétaire chevronnée.