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Appels entrants : laissez le Télésecrétariat vous épauler

Prise en charge téléphonique pour les Professionnels de la Santé et Entreprises

MLG
« Les appels entrants, ma spécialité »

Assurer une bonne gestion des communications entrantes est crucial pour offrir une expérience patient optimale et consolider la réputation de votre cabinet. En externalisant cette responsabilité au Télésecrétariat MLG, vous bénéficiez non seulement d’un accueil téléphonique spécialisé, mais vous libérez également du temps pour vous concentrer sur les aspects essentiels de votre activité. Le Télésecrétariat MLG s’engage à offrir un service de qualité avec des délais d’attente réduits pour répondre aux interrogations des patients, gérer les demandes d’information, ou assurer la prise de rendez-vous.

L'importance de la première impression

La première impression compte énormément, surtout dans la relation entre un praticien et ses patients. La façon dont les appels reçus sont traités peut avoir un impact significatif sur cette expérience. Une gestion inadéquate ou défaillante peut causer des mécontentements parmi les patients, tandis qu’une gestion optimale peut améliorer leur perception de votre cabinet et renforcer leur fidélité.

Les enjeux sont considérables : la satisfaction, la fréquence des visites et l’image du cabinet peuvent être influencés par la manière dont sont traités les appels. Chez MLG, j’adopte une approche fondée sur les valeurs humaines pour répondre aux besoins et aux attentes des patients.

Comment MLG fait la différence

  • Répondre rapidement : je décroche vos communications en moins de 3 sonneries et demande le motif de l’appel avant la mise en attente si nécessaire.
  • Utiliser un ton agréable et poli : à chaque interaction, les patients sont accueillis avec sourire, courtoisie et professionnalisme.
  • Se présenter clairement et mentionner le nom du praticien/cabinet : chacun de vos interlocuteurs est accueilli par mes soins, j’annonce votre nom et profession ou le nom de votre cabinet selon votre choix.
  • Écouter et poser des questions pertinentes pour comprendre les besoins du correspondant : je prends soin et le temps d’écouter la demande, la requête ou les interrogations afin d’apporter la réponse la plus adaptée.
  • Apporter des réponses précises et adaptées : j’oriente, informe, conseille mais je peux, en fonction de vos directives, vous transmettre un message ou vous transférer la communication selon la problématique.

En mettant l’accent sur la qualité du service client, MLG améliore non seulement l’image de votre cabinet, la satisfaction de vos interlocuteurs mais aide aussi à développer votre activité. Le patient se sent pris en considération et ça fait toute la différence.

Personnalisation et Performance : L'impact des nouvelles technologies

Gestion des Appels Téléphoniques Entrants par le Télésecrétariat

Il est essentiel d’offrir une expérience personnalisée à chacun. Aujourd’hui, grâce aux technologies modernes, aux logiciels performants, c’est possible. Le développement d’outils comme la remontée de fiche ou la fiche contact détaillée permet d’accéder rapidement aux coordonnées du correspondant déjà connu du cabinet. Lorsque je réceptionne un appel, mon logiciel affiche le nom, prénom et téléphone du patient, permettant ainsi de connaître son identité avant même de décrocher si elle est dans la base des contacts.

Avoir accès à ces éléments permet à la permanence téléphonique de :

  • Reconnaître rapidement le correspondant et l’appeler par son nom, créant ainsi un sentiment de reconnaissance et d’estime.
  • Avoir une connaissance des interactions antérieures avec le cabinet grâce à la fiche contact, qui permet de visualiser l’historique des échanges, des rendez-vous passés et à venir.
  • Adapter le discours selon les préférences et attentes du patient. L’accès aux remarques ou notes dans la fiche contact permet de prendre en compte les particularités individuelles sans que le patient doive les répéter.

Cette approche personnalisée renforce la confiance du patient envers votre cabinet et favorise une relation durable.

Télésecrétariat MLG :

MLG vous propose des solutions sur-mesure, sans engagement de durée ni frais cachés.
Vous choisissez la formule qui vous convient le mieux, en fonction du volume d’appels et des services dont vous avez besoin.

Le savoir-faire du Télésecrétariat MLG

Pour offrir une expérience positive lors de la gestion des appels, plusieurs éléments sont pris en compte :
 
  1. Message personnalisé : MLG met en place un standard téléphonique externalisé avec un message d’accueil personnalisé pour indiquer au patient qu’il est au bon endroit, que son appel est pris en compte et qu’une télésecrétaire va prendre son appel.
  2. Plages horaires étendues : du lundi au vendredi MLG est présent pour répondre aux appels même lorsque le cabinet est fermé et assurer la continuité des services pour les patients.
  3. Consignes claires : ensemble nous mettons en place des directives claires qui pourront évoluer dans le temps selon les changements de situation pour répondre de façon précise à l’appelant.
  4. Temps d’attente minimal : un temps d’attente trop long peut engendrer de la frustration chez le patient. Chez MLG il est important de minimiser ce temps et d’apporter une réponse (ou un décrochage) en 3 sonneries maximum.
  5. Qualité de l’échange: pour instaurer un climat de confiance avec le patient je mets en pratique une communication fluide, claire et empathique.
  6. Compétence et qualité : Au delà des qualités de base que sont le professionnalisme, une très bonne organisation, la réactivité, l’amabilité, le relationnel et l’empathie, je pratique l’écoute active pour être en mesure d’apporter la réponse la plus adaptée à la situation de la personne.
  7. Contrôle qualité des appels : il est important de mesurer la qualité des appels entrants et d’identifier les points d’amélioration. L’enregistrement des appels téléphoniques me permet de ré-écouter les discutions précédentes et voir si des améliorations peuvent être apportées. De même que toutes remarques venant du patient sont entendues afin de perfectionner l’accueil. MLG reste ouvert à toutes suggestions visant à optimiser la gestion des appels.
 
Ces actions permettent d’optimiser la gestion des appels entrants et d’améliorer son accueil téléphonique.

Les appels entrants concernent en majorité les demandes de rendez-vous, réclamations ou questions des patients, tandis que les appels sortants sont généralement liés à un message vocal laissé pendant la fermeture du secrétariat ou pour transmettre une information en lien avec son parcours de soins.

Grâce au Télésecrétariat MLG, je vous offre bien plus qu’un simple service de réception téléphonique. Ensemble, nous pouvons renforcer la confiance de vos patients, accroître leur satisfaction et bâtir une relation durable avec votre cabinet médical.

secrétaire effectuant la Gestion des Appels téléphoniques sortants et entrants ainsi que l'accueil téléphonique

Télésecrétariat MLG

Le secrétariat téléphonique qui facilite votre quotidien !