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Appels sortants : Le savoir-faire MLG

Optimisez vos appels sortants avec les services du télésecrétariat

MLG
« Maîtriser les appels sortants, une de mes missions. »

Les communications sortantes dans le domaine du secrétariat désignent les appels téléphoniques initiés par un service de secrétariat à destination d’interlocuteurs externes dans le cadre d’activités administratives et de suivi.

Ces appels peuvent être engagées pour fournir des renseignements sur les traitements, effectuer un suivi post-consultation, prodiguer des conseils aux patients et annoncer les fermetures du cabinet.

La prise de rendez-vous, la gestion des urgences, et les messages de prévention font également partie des activités impliquées.

Ces communications sont conçues pour assurer une interaction efficace avec les patients ou les clients. Pour obtenir davantage d’informations à ce sujet, il est conseillé de contacter directement le service de secrétariat téléphonique MLG.

Dans quelles circonstances le secrétariat est-il amené à effectuer des appels sortants ?

  • Informer les patients des périodes de fermeture exceptionnelle du cabinet médical ou de l’entreprise.
  • Appels pour orienter les patients vers des services spécifiques ou pour fournir des informations médicales complémentaires à la demande de l’entreprise ou du médecin.
  • Organiser, reprogrammer ou annuler des rendez-vous médicaux en fonction des disponibilités du cabinet médical.
  • Informer les patients de la disponibilité de leurs prescriptions.
  • Informer les patients de la disponibilité de leurs résultats d’examens médicaux ou de tests diagnostiques.
  • Relances liés à des documents manquants, des signatures nécessaires, ou d’autres éléments administratifs importants.
  • Organiser les rappels de rendez-vous médicaux aux patients.
  • Confirmer ou mettre à jour les informations médicales des patients.
  • Suite à une consultation ou un traitement pour évaluer leur état de santé et recueillir des retours.
  • Reprogrammation des rendez-vous en cas d’indisponibilité du praticien.
  • Confirmer ou mettre à jour les informations des clients afin d’assurer l’exactitude des données dans la base de données de l’entreprise.
secrétaire effectuant la Gestion des Appels téléphoniques sortants et entrants ainsi que l'accueil téléphonique

Répondre aux messages vocaux et organiser des rendez-vous peut être chronophage et nécessite du temps. Avec le service de gestion des appels sortants le télésecrétariat MLG s’occupe de tout. Je contacte vos patients dès qu’ils laissent un message vocal et planifie des rendez-vous selon leur disponibilité et vos directives ou réponds à toutes leurs demandes.

En dehors des horaires d’ouverture du télésecrétariat les patients disposent d’un répondeur afin de laisser un message vocal. Dés l’ouverture de la plateforme téléphonique ces patients sont recontactés afin de répondre à leur demande et leur apporter une réponse.

Les avantages de recourir à un Télésecrétariat

  • Renforcement de la Relation Client : Rappeler les correspondants démontre un engagement fort envers leur satisfaction.
  • Parcours de Soin Amélioré : Les appels sortants permettent de résoudre des problématiques suite à une consultation, une facture, une ordonnance, etc.
  • Développement de Votre Patientèle : Ils aident à fidéliser de nouveaux patients et à élargir votre patientèle.
  • Prise de Rendez-vous Efficace : Le standard téléphonique MLG planifie et organise des rendez-vous de manière optimale, vous déchargeant de cette contrainte.
  • Personnalisation de l’Expérience Relationnelle : Chaque communication est une opportunité d’offrir une expérience personnalisée et attentionnée, la permanence téléphonique MLG suit à la lettre vos recommandations et directives.
  • Amélioration de la Notoriété de votre Cabinet : Des appels sortants rapides et professionnels renforcent la perception positive de votre cabinet.
  • Réactivité aux Demandes : Le rappel rapide par le secrétariat garantit que les demandes et les préoccupations des correspondants sont rapidement traitées.

MLG vous propose des solutions sur-mesure, sans engagement de durée ni frais cachés.
Vous choisissez la formule qui vous convient le mieux, en fonction du volume d’appels et des services dont vous avez besoin.

Déroulement des appels téléphoniques sortants pour les rdv :

  1. Identification de la Liste de Contacts : Analyse des messages répondeurs afin d’établir la liste des contacts à rappeler.
  2. Consignes : Je prends connaissance des directives à suivre.
  3. Prise de Contact : J’appelle les contacts de la liste. L’objectif initial est d’identifier la raison de l’appel de manière amicale et professionnelle.
  4. Répondre aux Questions : Je réponds aux questions ou aux préoccupations des contacts.
  5. Prise de Décision : Si l’objectif de la communication est une demande spécifique (prise de rdv, modification de rdv, etc.) je guide les contacts à travers les prochaines étapes, contacte directement le cabinet médical ou procède au transfert de celle-ci.
  6. Prise de Rendez-vous : Si le patient désire obtenir un rdv, je planifie son rendez-vous sur l’agenda.
  7. Enregistrement des Informations : Les informations relevées pendant l’entretien sont notées sur la fiche patient.

Le recours à un secrétariat en ligne pour effectuer les appels téléphoniques sortants s’avère être un gain de temps pour les cabinets médicaux, paramédicaux et les entreprises. Le télésecrétariat apporte une réponse rapide et libère du temps de cette tâche néanmoins importante pour la satisfaction du patient. Parce que chaque appel compte, le secrétariat téléphonique MLG s’engage à offrir une gestion des communications de qualité à chaque interaction.

Télésecrétariat MLG

Le secrétariat téléphonique qui facilite votre quotidien !