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Télésecrétariat pour Orthoptistes

MLG : Entreprise de secrétariat
au service des orthoptistes

MLG
« Votre permanence téléphonique, en continu. »

Télésecrétariat pour orthoptiste : optimisez la gestion des appels

Aujourd’hui, de nombreux professionnels de la santé font appel à des services de permanence téléphonique pour orthoptistes afin de gérer les appels de leur cabinet. Les orthoptistes, en tant que médecins spécialistes de la rééducation visuelle, ne font pas exception à cette tendance. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi le télésecrétariat est pertinent pour ces praticiens et comment cela fonctionne concrètement.

La permanence téléphonique et la confidentialité des données médicales

Le recours à un secrétariat médical externalisé doit se faire dans le strict respect du secret médical et de la réglementation relative à la protection des données personnelles. Les prestataires sont ainsi tenus de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles garantissant la sécurité et la confidentialité des informations échangées.

Les avantages de la permanence téléphonique en orthoptie

Pour bien comprendre l’intérêt du secrétariat téléphonique dans le domaine de l’orthoptie, il est essentiel de prendre en compte les spécificités de cette profession médicale. Voici quelques-uns des principaux avantages :

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Gestion optimisée du temps : La permanence téléphonique pour orthoptistes permet de se concentrer sur leur cœur de métier – la prise en charge des patients et leur rééducation visuelle – sans avoir à se soucier des tâches administratives chronophages telles que la prise de rendez-vous, le suivi des dossiers ou la gestion des appels.
Flexibilité et adaptabilité : Les services de la permanence téléphonique sont généralement très souples et s’adaptent aux besoins des professionnels de santé. Il est ainsi possible de choisir le niveau de service souhaité (nombre d’heures, plage horaire, prestations spécifiques…), de l’ajuster en fonction de l’évolution du cabinet et même de l’interrompre temporairement en cas d’absence (congés, formation…).
Économies financières : Recourir à ce service est souvent plus économique que d’embaucher un(e) secrétaire salarié(e) au sein du cabinet. Les coûts sont généralement proportionnels au niveau de service choisi et n’incluent pas les charges sociales ou les frais liés à la formation.
Amélioration de l’accueil téléphonique : Les télésecrétaires sont des professionnelles formées pour assurer un accueil téléphonique efficace et courtois. Elles sont ainsi en mesure de répondre rapidement aux demandes des patients et d’orienter leurs appels vers l’orthoptiste si nécessaire.

Fonctionnement du secrétariat téléphonique pour un cabinet d'orthoptie

Le recours à la permanence téléphonique pour orthoptistes s’effectue généralement en plusieurs étapes :

1. Choix du prestataire : Il existe de nombreuses entreprises spécialisées dans le télésecrétariat médical. Il est important de comparer les offres et de se renseigner sur les compétences spécifiques de chaque prestataire pour choisir celui qui correspond le mieux aux besoins de votre cabinet.
2. Mise en place du partenariat : Une fois le prestataire sélectionné, il convient de définir ensemble les modalités de collaboration (horaires de permanence téléphonique, types de prestations souhaitées, tarification…). Cette étape peut également inclure la formation des télésecrétaires aux spécificités de l’orthoptie.
3. Transfert des appels : Les appels destinés au cabinet d’orthoptie sont redirigés vers le prestataire de télésecrétariat qui se charge de répondre aux patients et de gérer les demandes selon les consignes préalablement définies avec l’orthoptiste.
4. Suivi et ajustements : Le partenariat avec un service de télésecrétariat doit être régulièrement évalué pour s’assurer que les besoins du cabinet sont bien pris en compte et effectuer d’éventuels ajustements si nécessaire. Cela passe notamment par une communication régulière entre l’orthoptiste et son prestataire.

Les principales missions de la permanence téléphonique en orthoptie

Le rôle du télésecrétariat pour un cabinet d’orthoptiste est multiple :

Accueil téléphonique : Les télésecrétaires assurent la réception des appels des patients, répondent à leurs questions et les orientent vers l’orthoptiste si nécessaire.
Gestion des agendas : Ils prennent en charge la prise, l’annulation et la modification des rendez-vous pour permettre aux orthoptistes de se concentrer sur leur activité clinique.
Suivi administratif : Les télésecrétaires peuvent également gérer certaines tâches administratives liées au fonctionnement du cabinet, telles que la tenue des dossiers patients, la saisie de données ou l’édition de documents (ordonnances, courriers…).
Relation avec les autres professionnels de santé : Ils jouent un rôle clé dans la coordination des soins, en assurant notamment la transmission des informations entre l’orthoptiste et les autres intervenants médicaux (médecin traitant, ophtalmologiste, kinésithérapeute…).

En résumé

La permanence téléphonique pour orthoptistes offre de nombreux avantages pour les cabinets d’orthoptistes souhaitant optimiser leur fonctionnement et améliorer la qualité de leur accueil téléphonique. Il constitue une solution moderne et flexible qui s’adapte aux besoins spécifiques de ces praticiens.

Télésecrétariat MLG

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