Aller au contenu

Télésecrétariat Vs Secrétariat Interne 

Étude Comparative entre Télésecrétariat et Secrétariat en présentiel

La performance du service de secrétariat est souvent cruciale pour assurer le bon fonctionnement d’un cabinet médical ou d’une entreprise. Il constitue non seulement la première impression pour vos patients et clients, mais aussi la vitrine de votre établissement. Choisir l’une ou l’autre de ces options peut avoir des répercussions sur divers aspects : la qualité du service patient, la gestion des données clients et même la rentabilité de votre structure.

Les Missions communes de ces deux solutions :

  • Réception des Appels Téléphoniques : Répondre aux appels entrants, en distinguant les cas urgents des demandes plus routinières.
  • Gestion des Appels Sortants : Effectuer des appels sortants pour des confirmations de rendez-vous, des rappels ou des demandes d’informations.
  • Prise de Rendez-Vous : Organiser les rendez-vous en fonction des disponibilités tout en optimisant les plannings.
  • Tri des Urgences : Identifier et transmettre rapidement les appels et demandes qui nécessitent une attention immédiate.
  • Rappels de Rendez-Vous : Envoyer des notifications automatiques ou manuelles pour rappeler aux patients ou clients leurs prochains rendez-vous.
  • Saisie de Données : Enregistrer les données des appelants et mettre à jour leur dossier de manière sécurisée.
  • Gestion des Agendas : Tenir à jour les plannings en prenant en compte les rendez-vous, les visites à domicile et les périodes d’indisponibilité.
  • Service de Messagerie Vocale : Enregistrer et transcrire les messages vocaux laissés en dehors des heures d’ouverture.
  • Communication Électronique : Gérer les e-mails et les messages textes en lien avec les demandes médicales ou administratives.
  • Transmission d’Informations : Transmettre les messages ou informations spécifiques aux bons interlocuteurs.
  • Respect de la Confidentialité : Toutes ces tâches doivent être réalisées dans le strict respect du secret professionnel et de la confidentialité des données.
  • Rapports et Statistiques : Fournir des rapports réguliers sur les appels reçus, les rendez-vous pris et toute autre métrique pertinente.

Les Différences :

Télésecrétariat

  1. Flexibilité des Horaires : Un service de télésecrétariat médical peut être disponible en dehors des heures d’ouverture du cabinet y compris les week-ends et jours fériés.
  2. Rapports et Analyses : Ils disposent pour la plupart d’outils plus avancés pour le suivi des performances en ce qui concerne l’analyse des appels et des rendez-vous.
  3. Répartition des Appels : Certains télésecrétariats médicaux externes peuvent répartir les appels entre plusieurs télésecrétaires, garantissant ainsi un taux de réponse élevé.
  4. Service de Messagerie : En plus des appels, certains services externes gèrent aussi les emails et messages textes des patients.
  5. Economies d’Échelle : Les coûts peuvent souvent être réduits grâce à des services à la demande, où vous n’êtes facturé que pour les appels.

Secrétariat en Interne

  1. Connaissance du Cabinet : Une secrétaire en présentiel est souvent plus au fait des spécificités de l’agence, notamment des préférences des personnels.
  2. Interactions en Personne : Elle peut également accueillir les patients et clients en personne, leur fournissant des formulaires à remplir ou d’autres documents nécessaires.
  3. Gestion des Dossiers : Le personnel interne a souvent un accès plus direct et complet aux dossiers et peut donc offrir un soutien plus efficace.
  4. Tâches Administratives Additionnelles : Le secrétariat interne peut également gérer d’autres tâches administratives comme le courrier, les fournitures.
  5. Communication Directe : La proximité physique permet une communication plus directe et immédiate avec les membres du personnel d’entreprise.

Les avantages et les inconvénients :

Avantages du Télésecrétariat

Tarifs compétitifs

Ce service offre une grande flexibilité, permettant aux professionnels de ne payer que les services utilisés. Le coût varie selon les prestataires et les formules proposées, mais il est généralement inférieur au coût d’un secrétariat en interne. Par exemple, chez MLG, je vous propose des forfaits adaptés à vos besoins et à votre budget à partir de 38€ H.T/mois.

Continuité de service en cas d'absence ou d'imprévus

L’un des avantages non négligeable est la garantie d’une continuité de service, même en cas d’absence, d’imprévus ou de fermeture du cabinet. Que vous soyez en congé, en formation ou confronté à une urgence, vous disposez d’une garantie pour la  prise en charge de vos appels. 

La facilité des démarches pour la mise en place d'une collaboration

Un atout majeur réside dans la facilité des démarches administratives. En général, la mise en service prend seulement quelques jours et devient opérationnelle dès la signature du devis.

Résiliation sans tracas

La simplicité au rendez-vous : les contrats sont généralement sans engagement de durée, vous offrant la liberté de résilier sans tracas ni coûts supplémentaires ce qui est la cas chez MLG.

Avantages du Secrétariat Interne

La proximité physique

L’un des principaux atouts réside dans la proximité directe avec les dirigeants d’entreprise.

Encadrement du personnel

Vous avez un contrôle direct et immédiat sur toutes les tâches administratives.

Gestion administrative sur place

Une assistante peut s’occuper de diverses tâches allant de la réception des clients à la gestion du courrier et autres responsabilités administratives (photocopies, classement, commande de fournitures bureautiques).

Adaptabilité

Le personnel interne peut s’adapter plus facilement à la culture et aux besoins spécifiques de la structure.

Accueil physique des patients et clients

Une secrétaire peut contribuer à créer une ambiance plus chaleureuse et personnalisée pour les personnes qui se rendent dans l’entreprise.

Inconvénients du Télésecrétariat

Contact physique inexistant

Le manque de proximité physique peut être un inconvénient majeur, surtout pour les tâches qui exigent une interaction en personne. Par exemple, la gestion des documents physiques, comme le tri de courrier ou la remise de formulaires en main propre, peut s’avérer compliqué sans une assistante présente sur site.

Coût variable

Les mensualités peuvent varier chaque mois en fonction du volume d’appels traités. Cette flexibilité peut être avantageuse pour les professionnels ayant un volume d’activité fluctuant, mais elle peut aussi rendre plus difficile la planification budgétaire. 

Le rôle du lieu d'exercice

La qualité du service est un critère essentiel, mais elle peut varier considérablement en fonction de la compétence et du professionnalisme du prestataire. Lorsque les services sont basés en dehors de la France, les normes ou les attentes peuvent différer, ce qui peut poser des défis en termes de qualité et de fiabilité.

Impact sur le suivi administratif

L’impossibilité de prendre en charge des activités nécessitant une présence physique, comme l’archivage de documents, le tri du courrier ou la distribution de dossiers médicaux au sein du cabinet.

Inconvénients du Secrétariat Interne

Formalités d'embauche fastidieuses

Lorsqu’il s’agit du recrutement, le processus peut être long et onéreux. Il faut souvent faire appel à des cabinets de recrutement, passer en revue de nombreux CV, organiser des entretiens et éventuellement dispenser une formation spécifique. Tout cela demande du temps et des ressources que vous pourriez consacrer à votre pratique médicale.

Coûts élevés

Les coûts associés peuvent être considérables. Pour le salaire d’une seule secrétaire médicale il faut compter au minimum 1400€ jusqu’à 2143€ brut mensuel en 2023 selon l’ancienneté (source: https://www.reconversionprofessionnelle.org/salaire-secretaire-medicale/). De plus, vous avez la responsabilité de gérer ce personnel. En plus du salaire il faut prendre en compte les charges sociales, les frais de formation, les frais de matériel, les frais de locaux, etc. À cela s’ajoutent également les coûts indirects liés aux absences, aux congés, aux remplacements, etc.

Espace de travail nécessaire

L’aménagement d’un espace de travail dédié nécessite non seulement une allocation de ressources immobilières, mais aussi des coûts supplémentaires pour le mobilier, l’équipement et les fournitures de bureau. Ce peut être particulièrement problématique pour les cabinets paramédicaux et médicaux disposant d’un espace limité.

Interruptions de service

Les congés et les absences du personnel entrainent des perturbations dans le service.

Complexité de la rupture de contrat

Mettre fin à un contrat peut être une démarche complexe et coûteuse, nécessitant un préavis, une indemnité de licenciement et une série de formalités administratives. De plus, les émotions et le stress liés à cette décision peuvent également peser sur l’ambiance au sein de votre cabinet médical.

Le choix entre un télésecrétariat et un secrétariat interne repose sur une série de considérations cruciales pour la gestion d’entreprises. Les deux options offrent des avantages distincts, mais présentent également des inconvénients spécifiques.

Le télésecrétariat se distingue par sa flexibilité, sa facilité de mise en place, sa continuité de service et sa gestion budgétaire compétitive. Cependant, il peut présenter des défis en termes de contact physique limité et de qualité de service variable en fonction du prestataire.

À l’inverse, un secrétariat en présentiel offre une proximité physique, une interaction en personne, une gestion des dossiers médicaux plus directe, et une adaptabilité à la culture du cabinet. Cependant, il est souvent associé à des coûts plus élevés, des formalités d’embauche complexes, et des interruptions de service en cas d’absences.

En fin de compte, le choix dépend des besoins spécifiques de votre structure, de votre budget, et de vos préférences en matière de gestion administrative.

Si vous souhaitez en savoir plus sur MLG, je vous invite à parcourir les autres pages de mon site. Vous pouvez utiliser le formulaire de contact ou me contacter directement par téléphone au 05.32.92.10.17. Ce article pourrait vous intéresser : « 9 bonnes raisons de faire appel à un service de Télésecrétariat Médical » ou encore : « Comment le Télésecrétariat peut vous aider à gagner du temps ».

photo de morgane payet télésecrétaire et secrétaire indépendante

Retrouvez moi sur les réseaux sociaux