Télésecrétariat MLG

« Le télésecrétariat est une option avantageuse et économique pour les sociétés. »

Le télésecrétariat est un concept qui désigne les activités de secrétariat réalisées à distance, permettant aux entreprises de déléguer leurs tâches administratives et commerciales. Ce mode de travail repose sur le télétravail et utilise les technologies de communication modernes, en particulier internet.

Le télésecrétariat se décompose en divers domaines spécifiques, chacun adapté aux besoins uniques des différents secteurs d’activité :

• Secteur du bâtiment
• Secteur médical et paramédical
• Secteur de l’immobilier
• Secteur juridique et notarial
• Services pour particuliers 

Opter pour une société de télésecrétariat présente de nombreux atouts :

• Gain de temps : externaliser certaines tâches administratives vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et d’améliorer votre productivité.
• Réduction des coûts salariaux : en faisant appel à une télésecrétaire, vous évitez les charges liées à l’embauche d’un salarié (salaire, cotisations sociales, formation, etc.). De plus, vous ne payez que pour les heures effectivement travaillées.
• Flexibilité : la télésecrétaire s’adapte à vos besoins et peut intervenir de manière ponctuelle ou régulière, selon les périodes d’activité et les urgences à gérer.
• Professionnalisme : un bon prestataire dispose des compétences nécessaires pour assurer la gestion efficace de vos tâches administratives, avec rigueur et discrétion.
• Économies sur le matériel et les fournitures : L’entreprise n’a pas à investir dans le matériel informatique, les logiciels et licences, le mobilier de bureau, les espaces de travail, les fournitures courantes, les équipements spécialisés tels que les logiciels de retranscription, ni dans la maintenance du matériel informatique, car ces éléments sont pris en charge par le télésecrétaire.

Il existe de nombreuses situations pour lesquelles ce mode de travail s’avère être une mesure efficace :

De façon permanente : De nombreuses entreprises font appel à ce mode de travail en tant que solution permanente, notamment en raison de contraintes budgétaires ou d’espace.

Lancement d’activité : Ce mode de travail est particulièrement adapté pour les entreprises en phase de démarrage, offrant une assistance sans nécessiter l’embauche immédiate d’un secrétaire à temps plein.

Périodes de forte activité : Durant les pics de travail, le télésecrétariat permet de gérer efficacement l’excédent de tâches.

En remplacement ou en soutien d’une secrétaire : Que ce soit pour pallier une absence ou en complément d’une secrétaire déjà en poste, le télésecrétariat offre une solution flexible pour répondre aux besoins ponctuels ou continus.

• Services Basiques de Secrétariat :

Frappe de documents
Mise en page
Vérification et correction
Retranscription de supports audio
Traitement des e-mails
Rédaction de documents
Mise en forme de rapports

• Services de Secrétariat Commercial :

Rédaction de devis
Facturation
Gestion des commandes
Publipostage (mailing)
Conception de documents divers
Création de diaporamas
Gestion des budgets publicitaires
Saisie et mise à jour de fichiers clients/prospects
Enquêtes de satisfaction
Suivi des règlements clients
Établissement de devis et factures
Suivi des paiements
Relances clients

• Accueil et Communication :

Permanence téléphonique (standard téléphonique)
Gestion d’agenda
Relance téléphonique
Téléprospection
Prise en charge de l’accueil téléphonique
Redirection des appels
Prise de messages

• Organisation et Planification :

Planification des agendas
Confirmation des rendez-vous
Gestion des reportings

Pour bénéficier pleinement des avantages il est essentiel de choisir une télésecrétaire à domicile compétente. Voici quelques conseils pour trouver la perle rare :

Analysez vos besoins : identifiez précisément les missions que vous souhaitez déléguer à votre télésecrétaire et évaluez le volume de travail correspondant. Cela vous permettra de déterminer si vous avez besoin d’une secrétaire à temps plein, à temps partiel ou simplement pour des missions ponctuelles.
Recherchez des candidates qualifiées : privilégiez les télésecrétaires possédant une expérience significative dans votre secteur d’activité ainsi que des compétences spécifiques liées aux missions que vous souhaitez leur confier (ex : maîtrise d’un logiciel particulier, connaissance d’une langue étrangère, etc.).
Vérifiez les références : demandez à consulter les références de vos candidates potentielles afin de vous assurer de leur sérieux et de la qualité de leur travail.
Testez les compétences : afin d’évaluer le savoir faire de votre future télésecrétaire, n’hésitez pas à lui confier une mission test avant de l’embaucher. Cela vous permettra de vérifier si le courant passe bien entre vous et votre télésecrétaire freelance.