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Liste d'attente MLG

Gérez les annulations de rendez vous et remplissez vos créneaux

Restez serein face aux imprévus !

En utilisant le registre des personnes en attente, chaque créneau libre trouve rapidement preneur.

La liste d’attente permet de gérer efficacement les annulations ou modifications de rendez-vous en proposant aux patients inscrits de bénéficier du rdv qui se libère.

Lorsqu’une personne annule ou modifie son rendez-vous, plutôt que de laisser ce créneau vacant, il est proposé immédiatement à une autre personne enregistrée sur le registre.

Deux modes de gestion : automatique ou manuelle.

capture d'écran d'une liste d'attente d'un télésecrétariat et permanence téléphonique

Les avantages de la liste d'attente :

Pourquoi opter pour une liste d'attente ?

Lorsque des créneaux demeurent inoccupées en raison d’annulations de dernière minute, cela impacte à la fois votre rentabilité et prive certains individus d’une opportunité de consultation. C’est la raison pour laquelle la liste des personnes en attente est la solution pour combler les trous dans les planning de dernière minute.

Optimisation des créneaux disponibles :

Avoir une file d’attente réduit les chances de créneaux horaires vacants. En cas de désistement, le créneau est rapidement attribué à une autre personne en attente.

Gestion simplifiée :

La gestion peut être automatisée ou manuelle. Les notifications sont envoyées automatiquement aux personnes en cas de mode automatique. En mode manuel une télésecrétaire va passer les appels jusqu’à obtenir une réponse d’un patient qui valide le créneau.

Réduction des pertes financières :

Chaque rendez-vous manqué représente une perte financière, en comblant rapidement ces créneaux vacants, la liste des demandeurs contribue à conserver une santé financière stable.

Amélioration de la satisfaction de la patientèle :

Les patients en quête d’un rendez-vous peuvent profiter d’un créneau devenu disponible.

Image professionnelle renforcée :

L’adoption d’une liste d’attente est le reflet d’une planification méticuleuse dans le but d’assurer le meilleur accompagnement possible envers les patients. Cela renforce la confiance et la fidélité envers le praticien ou le cabinet.

Comment fonctionne la Liste des demandeurs ?

bonhomme en train de réfléchir avec un point d'interrogation derrière lui
  1. Inscription des personnes :
    Les patients souhaitant s’inscrire sur le registre doivent effectuer un appel au télésecrétariat. Lors de l’inscription, ils peuvent indiquer leurs préférences en matière de date, d’heure et de praticien.
  2. Notification en temps réel :
    Dès qu’un rendez-vous se libère, le patient sur la registre est alors notifié immédiatement, que ce soit par SMS, e-mail ou par un appel téléphonique selon le mode de gestion.
  3. Confirmation :
    Une fois notifié, la personne à une période définie pour valider le rendez-vous. Si elle accepte, le rendez-vous lui est réservé et le médecin est notifié. Si la personne décline ou ne réagit pas à temps, selon la méthode de gestion adoptée, le système ou la secrétaire contacte alors le prochain patient inscrit.
  4. Personnalisation :
    Vous pouvez consulter la liste des patients en attente et accorder la priorité à certains patients, que ce soit manuellement ou automatiquement, afin de les placer en tête de file.
  5. Mode automatique:
    En mode automatique, le système alloue le créneau disponible à la personne en tête de liste et lui envoie une notification, soit par SMS soit par e-mail. Ce créneau est alors bloqué et en attente de confirmation. Il est impossible pour le secrétariat de positionner un appelant sur ce créneau et il est également indisponible pour les réservations en ligne. Si la personne prioritaire ne confirme pas à temps, le système informe la deuxième personne.
  6. Mode manuel:
    En mode manuel la télésecrétaire effectue les appels en suivant l’ordre de la liste d’attente ou en suivant les directives du praticiens jusqu’à obtenir une confirmation de rendez-vous d’un patient.

Délai de validité de la proposition en mode automatique :

En mode automatique le délai de validité est directement lié au nombre d’heures ou de jours avant le rendez-vous :

Moins d’une heure : le patient a jusqu’au rendez-vous pour confirmer.
Durant la journée : le patient a 3 heures pour confirmer.
J+1 :le patient a jusqu’à minuit le jour même pour confirmer.
J+2 : le patient a 24 heures pour confirmer.
Au-delà de J+2 : le patient a 48 heures pour confirmer.

chaises vide de rendez-vous non honorés d'un cabinet médical

« Ne laissez plus de chaises vides dans votre salle d’attente, pensez à la liste d’attente »

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