Liste d'attente MLG
Gérez les annulations et remplissez vos créneaux
Restez serein face aux imprévus grâce à une liste d’attente!
Grâce à la liste d’attente du Télésecrétariat, chaque créneau libre trouve rapidement preneur.
La liste d’attente permet de gérer efficacement les annulations ou modifications de rendez-vous en proposant aux patients inscrits de bénéficier du rdv qui se libère.
Lorsqu’un patient annule ou modifie son rendez-vous, plutôt que de laisser ce créneau vacant, il est proposé immédiatement au(x) patient(s) inscrit(s) sur la liste d’attente.
2 modes de gestion : automatique ou manuelle.
Les avantages de la liste d'attente :
- Optimisation des créneaux : Minimise les temps morts en comblant rapidement les créneaux vacants.
- Meilleure réactivité : Permet une réponse rapide en cas d'annulations ou de modifications de rendez-vous.
- Satisfaction des patients : Offre aux patients une chance d'obtenir un rendez-vous plus tôt.
- Réduction des pertes financières : Diminue les pertes dues aux annulations de dernière minute.
- Personnalisation : Possibilité de choisir entre une liste d'attente manuelle ou automatique.
Pourquoi opter pour une liste d'attente ?
Lorsque des créneaux restent vides suite à des annulations de dernière minute, cela nuit à la fois à votre rentabilité et prive certains patients d’une opportunité de consultation. C’est la raison pour laquelle la liste d’attente est la solution pour combler les trous dans les planning de dernière minute.
Optimisation des créneaux disponibles :
Avoir une liste d’attente diminue la probabilité de trouver des créneaux inoccupés. En cas de désistement, le créneau est rapidement attribué à une autre personne en attente.
Gestion simplifiée :
La gestion de la liste d’attente est automatisée ou manuelle. Les notifications sont envoyées automatiquement aux patients en cas de mode automatique. En mode manuel une télésecrétaire va passer les appels jusqu’à obtenir une réponse d’un patient qui valide le créneau.
Réduction des pertes financières :
Chaque rendez-vous manqué représente une perte financière, en comblant rapidement ces créneaux vacants, la liste d’attente contribue à conserver une santé financière stable.
Amélioration de la satisfaction des patients :
Les patients en quête d’un rendez-vous peuvent profiter d’un créneau devenu disponible.
Image professionnelle renforcée :
L’adoption d’une liste d’attente est le reflet d’une planification méticuleuse, visant toujours à garantir la meilleure prise en charge des patients.Cela renforce la confiance et la fidélité des patients envers le praticien ou le cabinet.
Comment fonctionne la liste d'attente ?
- Inscription des patients :
Les patients souhaitant s’inscrire sur la liste d’attente doivent effectuer un appel au télésecrétariat. Lors de l’inscription, ils peuvent indiquer leurs préférences en matière de date, d’heure et de praticien. - Notification en temps réel :
Dès qu’un rendez-vous se libère, le patient sur la liste est alors notifié immédiatement, que ce soit par SMS, e-mail ou par un appel téléphonique selon le mode de gestion. - Confirmation :
Une fois notifié, le patient a une période définie pour valider le rendez-vous. Si le patient accepte, le rendez-vous lui est réservé et le médecin est notifié. Si le patient décline ou ne réagit pas à temps, selon la méthode de gestion adoptée, le système ou la secrétaire contacte alors le prochain patient sur la liste. - Personnalisation :
Que ce soit en mode manuel ou en mode automatique, vous avez la possibilité de consulter la liste et de donner la priorité à certains patients pour les placer en tête de liste. - Mode automatique:
En mode automatique, le système alloue le créneau disponible au patient en tête de liste et lui envoie une notification, soit par SMS soit par e-mail. Ce créneau est alors bloqué et en attente de confirmation. Il est impossible pour le secrétariat de positionner un appelant sur ce créneau et il est également indisponible pour les réservations en ligne. Si la personne prioritaire ne confirme pas à temps, le système informe la deuxième personne. - Mode manuel:
En mode manuel la télésecrétaire effectue les appels en suivant l’ordre de la liste d’attente ou en suivant les directives du praticiens jusqu’à obtenir une confirmation de rendez-vous d’un patient.
Délai de validité de la proposition en mode automatique :
En mode automatique le délai de validité est directement lié au nombre d’heures ou de jours avant le rendez-vous :
Moins d’une heure : le patient a jusqu’au rendez-vous pour confirmer.
Durant la journée : le patient a 3 heures pour confirmer.
J+1 :le patient a jusqu’à minuit le jour même pour confirmer.
J+2 : le patient a 24 heures pour confirmer.
Au-delà de J+2 : le patient a 48 heures pour confirmer.
« Ne laissez plus de chaises vides dans votre salle d’attente, pensez à la liste d’attente »