Vous manquez de temps pour gérer vos tâches administratives quotidiennes et souhaitez réduire les coûts liés à l’embauche d’un personnel permanent ?
MLG
« Une organisation administrative efficace : le secret d’une réussite assurée. »
MLG : La Solution sur mesure pour votre gestion administrative
En tant que professionnel libéral ou encore dirigeant de PME, les tâches administratives peuvent grandement empiéter sur vos activités. Afin de vous recentrer sur votre cœur de métier, en tant qu’assistante administrative indépendante, je prends en charge toutes vos tâches administratives pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur vos activités principales.
Grâce à mes diverses prestations, il vous sera possible de me déléguer tout ou partie votre administratif, vous offrant ainsi la possibilité de consacrer toute votre énergie à votre patientèle ou vos clients.
Que ce soit de manière ponctuelle ou de façon plus pérenne, je serai en mesure de m’adapter à vos besoins.
N’hésitez pas à appeler au 05.32.92.10.17 pour discuter de vos besoins.
Liste complète des prestations que je propose :
Prise en charge des appels téléphoniques
Le téléphone ne vous laisse que peu d’instants de répit ? Pire, il dérange même votre travail ? En faisant appel à mes services, non seulement, vous aurez l’assurance de ne rater aucun appel important, mais bénéficierez également d’un service de qualité. Je m’occuperai de la gestion des appels qui vous sont destinés, en suivant vos instructions et en respectant vos procédures.
Descriptif des tâches :
- Accueil téléphonique : offrir un accueil chaleureux et professionnel aux appelants dès le premier contact téléphonique.
- Tri et redirection des appels téléphoniques vers le service ou la personne appropriée.
- Protocoles spécifiques pour traiter rapidement et efficacement les appels téléphoniques nécessitant une attention immédiate.
- Prise de messages : enregistrement précis des informations devant être transmises.
- Réponses aux demandes d’informations aux demandes des appelants .
- Gestion professionnelle des temps d’attente des appelants, avec des messages d’attente ou des options alternatives si nécessaire.
- Traitement des appels sortants pour la planification de rendez-vous à l’aide d’une liste d’attente.
Gestion et organisation des rendez-vous et des agendas
Experte dans la gestion des agendas et des rendez-vous, j’aurai à cœur de vous offrir un service personnalisé renforçant l’image de votre structure. Pour ce faire, je veillerai notamment à ce que des doubles réservations ne se produisent pas et je planifierai efficacement vos divers rendez-vous en fonction de vos disponibilités, des annulations reçues ainsi que des reports.
Détail des missions :
- Programmation des rendez-vous en fonction des disponibilités des parties concernées.
- Harmonisation des plannings et des rendez-vous pour éviter les conflits.
- Traitement des annulations de rendez-vous et réorganisation des plannings en conséquence.
- Automatisation des rappels de rendez-vous.
- Adaptation des plannings en fonction des préférences et des contraintes spécifiques des parties concernées.
- Gestion de liste d’attente.
- Modification rapide des plannings en fonction des changements de dernière minute ou des urgences.
Traitement des courriers électroniques et des correspondances
Selon votre cahier des charges, je peux trier tous vos courriels, les prioriser et éliminer les spams. Je pourrai, en outre, prendre en charge les mails urgents et y répondre selon vos procédures. Vous aurez ainsi tout loisir de vous focaliser sur ce que vous faites le mieux : votre travail !
Descriptif des tâches :
- Organisation et traitement des e-mails entrants et sortants.
- Classification des e-mails en fonction de leur importance, de leur nature et de leur destinataire.
- Identification et suppression des e-mails indésirables ou malveillants.
- Réponses précises et opportunes aux demandes contenues dans les e-mails.
Saisie et mise à jour des données importantes
Je m’occupe de la collecte et de la mise à jour des données clients/patients en veillant à ce que chaque information soit traitée de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.
Optimisation et sécurité des données client :
- Intégration des données collectées dans la fiche de contact.
- Vérification des données avec l’appelant .
- Actualisation régulière des données existantes pour refléter les changements ou les évolutions.
- Classification des informations pour faciliter leur consultation et leur utilisation ultérieure.
- Attribution de droits d’accès spécifiques aux utilisateurs.
- Respect des règles et des normes en vigueur.
Respect des procédures et des normes en vigueur
Mon objectif numéro un sera votre satisfaction, ainsi que celle de votre patientèle ou clientèle le cas échéant. Pour ce faire, forte de très nombreuses années d’expérience, je saurai faire preuve de bienveillance tout en respectant un devoir de confidentialité strict.
Soyez, de plus, assuré, que ce soit pour la gestion de vos prises de rendez-vous, le filtrage de vos appels ou le traitement de vos courriels, que j’appliquerai avec soin les procédures édictées préalablement. En outre, mes différentes prestations seront réalisées dans le respect des normes encadrant votre profession.
Descriptif :
- Mise en œuvre des procédures et des instructions définies pour garantir la conformité aux normes établies.
- Adoption des méthodes et des techniques recommandées pour atteindre les objectifs de qualité et de sécurité de l’organisation.
- Conformité aux directives, règlements et standards établis par l’organisation.
Communication efficace avec les clients et les partenaires
L’un des atouts majeurs de MLG est sa parfaite maîtrise de la prise en charge des appels dans le domaine médical, notamment. Par conséquent, formée aux spécificités de ce milieu, je serai à même de traiter les urgences, tout comme les appels conflictuels et de renseigner mes interlocuteurs sur le fonctionnement de votre structure.
Vous pouvez être assuré du fait que je mettrai aussi en place, à chaque appel, une écoute attentive afin d’être une interface fiable renforçant l’image de votre cabinet ou entreprise.
J’aurai, par ailleurs, une attention particulière à la transmission des informations afin que vous ne passiez à côté d’aucun élément important. Vous l’aurez compris, je ne négligerai ni vos clients ni nos échanges quotidiens.
Mon approche relationnelle bienveillante :
- Écoute active, j’accorde une attention attentive et empathique aux besoins et aux préoccupations des clients et des partenaires.
- Transmission d’informations de manière concise, compréhensible et non ambiguë pour éviter toute confusion.
- Personnalisation des échanges, j’adaptate des communications en fonction des préférences, des attentes et du contexte spécifique de chaque client ou partenaire.
- Partage ouvert et honnête d’informations pertinentes pour favoriser la confiance et la crédibilité dans les relations professionnelles.
- Capacité à se mettre à la place des clients et des partenaires, à comprendre leurs sentiments et leurs besoins, et à agir en conséquence.
- Protection stricte des informations confidentielles.
- Établissement d’un lien de confiance durable et collaboration étroite grâce à des échanges clairs, pertinents et respectueux.
Agenda conforme à la norme HDS
Je tiens à vous assurer que la confidentialité est une priorité pour moi. C’est pourquoi j’ai opté pour un agenda certifié HDS, garantissant que les informations de vos patients sont en sécurité et protégées contre tout accès non autorisé.
Points clés :
- Agenda conforme à la norme HDS (Hébergeur de Données de Santé).
- Agenda qui respects les normes et les réglementations en matière de protection des données de santé, notamment la législation nationale et européenne.
- Hébergement des données en France.
- Chaque serveur dispose d’une copie identique sur un site distant. Ainsi, en cas de problème technique sur l’un des serveurs, l’autre prend immédiatement le relais, garantissant ainsi une continuité de service.
- Chiffrement des données.
Télésecrétariat MLG
Le secrétariat téléphonique qui facilite votre quotidien !