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Gestion administrative par le télésecrétariat MLG

MLG
« Une Organisation administrative efficace : le secret d’une réussite assurée. »

Solutions sur mesure pour votre gestion administrative

En tant que professionnel libéral ou encore dirigeant de PME, les tâches administratives peuvent grandement empiéter sur vos activités. Afin de vous recentrer sur votre cœur de métier, une assistante administrative indépendante peut être LA solution.
Grâce à mes diverses prestations, il vous sera possible de me déléguer tout ou partie votre administratif, vous offrant ainsi la possibilité de consacrer toute votre énergie à votre patientèle ou vos clients. Que ce soit de manière ponctuelle ou de façon plus pérenne, je serai en mesure de m’adapter à vos besoins.

N’hésitez pas à appeler au 05.32.92.10.17 pour discuter de vos besoins.

Prise en charge des appels téléphoniques

Le téléphone ne vous laisse que peu d’instants de répit ? Pire, il dérange même votre travail ? En faisant appel à mes services, non seulement, vous aurez l’assurance de ne rater aucun appel important, mais bénéficierez également d’un service de qualité. En effet, je gérerai la prise de rendez-vous et les appels qui vous sont destinés selon vos consignes et dans le respect de toutes vos procédures

Descriptif des tâches :

  • Accueil téléphonique : offrir un accueil chaleureux et professionnel aux appelants dès le premier contact téléphonique
  • Tri et redirection des appels téléphoniques vers le service ou la personne appropriée
  • Protocoles spécifiques pour traiter rapidement et efficacement les appels téléphoniques nécessitant une attention immédiate
  • Prise de messages : enregistrement précis des informations devant être transmises
  • Réponses aux demandes d’informations aux demandes des appelants 
  • Gestion professionnelle des temps d’attente des appelants, avec des messages d’attente ou des options alternatives si nécessaire
  • Traitement des appels sortants pour la planification de rendez-vous à l’aide d’une liste d’attente

Gestion et organisation des rendez-vous et des agendas

Parce que la gestion de votre agenda et la prise de rendez-vous sont des tâches chronophages, il est préférable de confier ces dernières à un prestataire extérieur. En faisant confiance à MLG, vous vous consacrerez ainsi 100 % à vos activités et serez ainsi plus productif.
Experte dans la gestion des agendas et des rendez-vous, j’aurai à cœur de vous offrir un service personnalisé renforçant l’image de votre structure. Pour ce faire, je veillerai notamment à ce que des doubles réservations ne se produisent pas et je planifierai efficacement vos divers rendez-vous en fonction de vos disponibilités, des annulations reçues ainsi que des reports.

Descriptif des tâches :

  • Programmation des rendez-vous en fonction des disponibilités des parties concernées 
  • Harmonisation des plannings et des rendez-vous pour éviter les conflits
  • Traitement des annulations de rendez-vous et réorganisation des plannings en conséquence
  • Automatisation des rappels de rendez-vous
  • Adaptation des plannings en fonction des préférences et des contraintes spécifiques des parties concernées
  • Gestion de liste d’attente
  • Modification rapide des plannings en fonction des changements de dernière minute ou des urgences

Traitement des courriers électroniques et des correspondances

La gestion et le traitement des courriels et des différentes correspondances pour un professionnel de la santé, une personne exerçant en libéral ou une entreprise est un travail fastidieux. Si ces tâches administratives ne sont pas réalisées avec minutie et une organisation méthodique, le risque d’erreur et d’insatisfaction client sont importants. C’est là que mon expertise en la matière prendra tout son sens ! Selon votre cahier des charges, j’aurai la possibilité de trier tous vos courriels, de les prioriser et d’éliminer les spams. Je pourrai, en outre, prendre en charge les mails urgents et y répondre selon vos procédures. Vous aurez ainsi tout loisir de vous focaliser sur ce que vous faites le mieux : votre travail !

Descriptif des tâches :

  • Organisation et traitement des e-mails entrants et sortants
  • Classification des e-mails en fonction de leur importance, de leur nature et de leur destinataire
  • Identification et suppression des e-mails indésirables ou malveillants
  • Réponses précises et opportunes aux demandes contenues dans les e-mails

Saisie et mise à jour des données importantes

La collecte ainsi que les mises à jour des données, notamment si vous travaillez dans le médical, ne sont pas à prendre à la légère. En effet, les dossiers de vos patients ou de votre clientèle sont susceptibles de contenir des informations sensibles. Il est donc impératif qu’en toute circonstance, vous puissiez vous appuyer dessus pour établir votre diagnostic ou ajuster, par exemple, un traitement. 

Optimisation et sécurité des données client :

  • Intégration des données collectées dans la fiche de contact
  • Vérification des données avec l’appelant 
  • Actualisation régulière des données existantes pour refléter les changements ou les évolutions
  • Classification des informations pour faciliter leur consultation et leur utilisation ultérieure
  • Attribution de droits d’accès spécifiques aux utilisateurs
  • Respect des règles et des normes en vigueur

Respect des procédures et des normes en vigueur

Mon objectif numéro un sera votre satisfaction, ainsi que celle de votre patientèle ou clientèle le cas échéant. Pour ce faire, forte de très nombreuses années d’expérience, je saurai faire preuve de bienveillance tout en respectant un devoir de confidentialité strict.
Soyez, de plus, assuré, que ce soit pour la gestion de vos prises de rendez-vous, le filtrage de vos appels ou le traitement de vos courriels, que j’appliquerai avec soin les procédures édictées préalablement. En outre, mes différentes prestations seront réalisées dans le respect des normes encadrant votre profession.

Points clés :

  • Mise en œuvre des procédures et des instructions définies pour garantir la conformité aux normes établies
  • Adoption des méthodes et des techniques recommandées pour atteindre les objectifs de qualité et de sécurité de l’organisation
  • Conformité aux directives, règlements et standards établis par l’organisation

Communication efficace avec les clients et les partenaires

L’un des atouts majeurs de MLG est sa parfaite maîtrise de la prise en charge des appels dans le domaine médical, notamment. Par conséquent, formée aux spécificités de ce milieu, je serai à même de traiter les urgences, tout comme les appels conflictuels et de renseigner mes interlocuteurs sur le fonctionnement de votre structure.
Vous pouvez être assuré du fait que je mettrai aussi en place, à chaque appel, une écoute attentive afin d’être une interface fiable renforçant l’image de votre cabinet ou entreprise.
J’aurai, par ailleurs, une attention particulière à la transmission des informations afin que vous ne passiez à côté d’aucun élément important. Vous l’aurez compris, je ne négligerai ni vos clients ni nos échanges quotidiens.

Mon approche relationnelle bienveillante :

  • Écoute active, j’accorde une attention attentive et empathique aux besoins et aux préoccupations des clients et des partenaires
  • Transmission d’informations de manière concise, compréhensible et non ambiguë pour éviter toute confusion
  • Personnalisation des échanges, j’adaptate des communications en fonction des préférences, des attentes et du contexte spécifique de chaque client ou partenaire
  • Partage ouvert et honnête d’informations pertinentes pour favoriser la confiance et la crédibilité dans les relations professionnelles
  • Capacité à se mettre à la place des clients et des partenaires, à comprendre leurs sentiments et leurs besoins, et à agir en conséquence
  • Protection stricte des informations confidentielles
  • Établissement d’un lien de confiance durable et collaboration étroite grâce à des échanges clairs, pertinents et respectueux

Agenda conforme à la norme HDS

Les données, plus particulièrement celles touchant à la santé, doivent être utilisées et stockées avec la plus grande prudence. Sachez que j’accorde une importance capitale au secret entourant mon travail. C’est pourquoi, j’ai choisie un agenda certifié HDS pour que les informations de votre patientèle soient sécurisées et ne puissent pas tomber entre de mauvaises mains.

Points clés :

  • Agenda conforme à la norme HDS (Hébergeur de Données de Santé)
  • Agenda qui respects les normes et les réglementations en matière de protection des données de santé, notamment la législation nationale et européenne.
  • Hébergement des données en France
  • Chaque serveur dispose d’une copie identique sur un site distant. Ainsi, en cas de problème technique sur l’un des serveurs, l’autre prend immédiatement le relais, garantissant ainsi une continuité de service
  • Chiffrement des données
assistante en gestion administrative

Télésecrétariat MLG

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