Vous voulez en savoir plus sur la prise de messages, comprendre exactement comment ça fonctionne et savoir si cela correspond à vos besoins ?
Pas de promesses vagues. Juste des réponses claires, une par une.
Voici toutes les questions qui se posent aux professionnels comme vous — et leurs réponses, sans détour.
Sommaire
C’est un service externalisé qui consiste à :
- Répondre à vos appels entrants au nom de votre entreprise,
- Recueillir les informations de l’appelant (nom, société, numéro, objet de l’appel),
- Rédiger un message clair et structuré
- A vous le transmettre instantanément par e-mail, SMS ou application.
En résumé : un télésecrétariat décroche à votre place, on prend le message, et vous le remet sans délai.
En quoi est-ce différent d'un répondeur ?
La différence est fondamentale :
- Un répondeur attend que l’appelant laisse un message… s’il en laisse un.
- Un service de prise de messages implique une personne humaine qui répond, écoute, identifie l’appelant, et rédige un message clair et complet.
Pourquoi utiliser ce service plutôt qu'un répondeur ?
Parce que chaque appel mérite une réponse professionnelle.
Un répondeur peut donner une impression de négligence ou d’indisponibilité.
Un télésecrétaire, en revanche, accueille l’appelant au nom de votre entreprise, avec un ton adapté à votre image de marque.
C’est aussi une question de performance : vous récupérez un message complet, pas un « Bonjour, c’est moi, rappelez-moi » sans numéro ni contexte.
Comment fonctionne la prise de messages ?
Le processus est simple, mais rigoureux. Il repose sur trois étapes clés :
1/ Le décroché et l’écoute
→ Votre ligne est transférée selon vos règles (hors heures, ligne occupée, etc.).
→ Une télésecrétaire répond au nom de votre entreprise, avec un accueil personnalisé.
→ Elle écoute activement, identifie l’appelant et l’objet de son appel.
2/ La prise de message détaillée
→ Le message contient :
Nom de l’appelant
Nom de son entreprise
Numéro de téléphone
Objet de l’appel
Toute information pertinente, si l’appel est urgent, une mention « urgent » est ajoutée.
3/ La transmission instantanée
→ Dès la fin de l’appel, le message est envoyé.
→ Vous le recevez immédiatement, sans attendre la fin de la journée.
Comment le message est-il structuré ?
Pour être immédiatement utile, le message est toujours structuré et complet :
« Monsieur D. de l’entreprise ÉcoB (06 12 __ __ __ ) souhaite un devis pour une rénovation énergétique. Il est disponible demain matin. Appel non urgent. »
Pas de flou, pas de raccourcis. Juste l’essentiel, clairement présenté.
Que se passe-t-il si l'appel est urgent ?
Les télésecrétaires sont formés à identifier les situations urgentes.
Si un appel est marqué comme tel (ex : un patient en détresse, un client en colère), un motif « urgent » est ajouté au message.
Vous le voyez dès l’ouverture du message — priorité garantie.
Qui répond aux appels et collecte les messages ?
Des télésecrétaires professionnelles, formées à l’accueil téléphonique, à l’écoute active et à la rédaction de messages précis. Elles répondent au nom de votre entreprise, avec un ton chaleureux, professionnel, et conforme à vos consignes.
Le message est-il personnalisé ?
Oui, dans le fond et dans la forme.
Le message s’adapte à vos consignes spécifiques :
- Le ton de l’accueil (formel, chaleureux, neutre),
- Les mots à utiliser ou à éviter,
- Les informations à systématiquement recueillir (ex : numéro de dossier, motif précis, etc.).
Certains prestataires vous demandent même de fournir un guide de communication pour que le télésecrétaire parle comme vous, dans le style de votre entreprise.
Les messages sont-ils standardisés ?
Oui, dans leur structure.
Pour garantir clarté et exhaustivité, tous les messages suivent un format fixe : nom, entreprise, numéro, objet de l’appel, message, urgence éventuelle.
Ce cadre évite les oublis, les approximations, et les messages incomplets.
Vous retrouvez toujours l’information au bon endroit.
En résumé : le fond est personnalisé, la forme est standardisée — le meilleur des deux mondes.
Quand le message est-il transmis ?
Dès que l’appel est terminé.
Pas de délai, pas d’attente.
Vous recevez le message en temps réel, comme si vous aviez décroché vous-même
Comment le message est-il transmis ?
Vous choisissez le canal de réception :
- E-mail : idéal pour les messages détaillés ou avec pièces jointes
- SMS : ultra-rapide
- Application web sécurisée : centralise tous vos messages en un seul endroit.
Peut-on choisir le canal de réception ?
Absolument.
Certains préfèrent le SMS pour les urgences, l’e-mail pour les messages complets, et l’application web pour une vision d’ensemble.
Vous pouvez même combiner plusieurs canaux selon l’importance de l’appel.
Quel canal est le plus rapide ?
Le SMS.
Avec un taux de lecture de 97 % et un délai moyen de lecture de moins de 4 minutes, c’est le canal le plus réactif.
Quel canal pour les messages urgents ?
Le SMS est idéal pour les alertes urgentes.
Il garantit que vous serez informé en quelques secondes, où que vous soyez.
Existe-t-il un moyen de centraliser tous les messages ?
Oui, via une application web sécurisée.
Ces plateformes regroupent tous vos messages (appels, e-mails, SMS) dans un seul espace, avec historique, recherche, et accès multi-utilisateurs si besoin.
C’est le hub central de votre communication téléphonique.
Quels sont les avantages d'un service de prise d'informations ?
Plusieurs, et tous concrets :
- Gain de productivité : vous n’êtes plus interrompu
- Maîtrise de l’information : plus de messages perdus ou incomplets
- Image professionnelle : un accueil humain, même en dehors des heures
- Transparence totale : tous les appels sont tracés
Comment cela améliore-t-il la productivité ?
En éliminant les interruptions pendant vos rendez-vous, vos consultations ou vos moments de concentration.
Vous consultez les messages quand cela vous convient, sans perdre de temps à décrocher, écouter, noter, rappeler.
Est-ce que tous les messages sont transmis ?
Oui, selon vos consignes.
Le télésecrétariat suit strictement les instructions que vous avez définies.
Vous décidez :
- Quels types d’appels doivent être transmis intégralement,
- Lesquels doivent être signalés (ex : appels de prospection)
- Ou ceux à ne pas transmettre (ex : appels non pertinents, robots, etc.).
Comment éviter de perdre des informations ?
Grâce à un processus structuré :
- Le télésecrétaire écoute activement
- Il note toutes les données nécessaires
- Le message est rédigé de façon claire et complète
Résultat : aucune information ne tombe dans les limbes.
En clair : rien n’est filtré sans votre accord. Le télésecrétaire agit comme un relais fidèle de vos directives.
Pour qui est conçu ce service ?
Pour tous les professionnels qui ne peuvent pas répondre à chaque appel : les indépendants (avocats, consultants, artisans. Professions libérales (médecins, kinés, notaires). TPE / PME (commerçants, e-commerçants, prestataires). Entreprises en croissance qui veulent un standard sans coût fixe.
Est-ce utile pour un médecin ou un avocat ?
Particulièrement.
Ces professions reçoivent souvent des appels urgents, confidentiels ou liés à des rendez-vous. Le télésecrétariat leur permet de se concentrer sur leurs patients ou dossiers, de gérer les situations d’urgence selon des protocoles précis, et de garantir le respect du secret professionnel en toute sérénité.
Et pour une petite entreprise ou un indépendant ?
C’est une façon de donner une image d’entreprise sérieuse, comme une grande structure, sans embaucher.
Et surtout, sans engagement de coût fixe élevé : de nombreux prestataires proposent des formules à la carte, facturées à l’appel traité ou au message transmis. Vous ne payez que pour ce que vous consommez. Idéal quand votre volume d’appels varie selon les périodes.
Des solutions accessibles dès quelques centimes par appel, avec des tarifs clairs et transparents — parfait pour les indépendants, TPE ou professions libérales soucieuses de leur budget.
Faut-il un matériel ou un logiciel particulier ?
Non, aucun équipement particulier n’est nécessaire.
Le service fonctionne grâce à un simple transfert d’appel (activé via votre opérateur ou votre téléphone), qui redirige vos appels vers le télésecrétariat selon vos règles.
Pas besoin d’installer de logiciel ni d’acheter du matériel supplémentaire. Tout est géré à distance, de façon transparente. Vous recevez les messages sur vos outils habituels : e-mail, SMS ou application mobile.
Combien de temps pour mettre en place le service ?
Souvent moins de 48 heures. Après signature du contrat, vous fournissez vos consignes, et le service est activé.
Le message est-il transmis en dehors des heures de bureau ?
Oui, si le service est actif en dehors des heures.
Et si je suis en réunion ?
Absolument. C’est même l’un des cas d’usage les plus fréquents : pendant que vous êtes occupé, le télésecrétaire prend l’appel à votre place, recueille le message avec précision, et vous le transmet instantanément par e-mail, SMS ou application.
Vous restez concentré sur votre échange, sans compromettre votre réactivité.
Le service de prise de messages n’est pas un simple intermédiaire : c’est un levier de sérénité, de professionnalisme et d’efficacité.
Il vous permet de rester disponible pour vos clients, patients ou partenaires — sans jamais être dérangé au mauvais moment.
Simple à mettre en place, souple dans son fonctionnement et précis dans son exécution, il s’adapte à votre rythme, vos besoins et vos consignes.
Et surtout, il vous garantit une chose : aucun message important ne tombera dans l’oubli.
Un appel, un message, une réponse.
C’est tout ce qu’il faut pour ne rien manquer.
La prise de messages, notre expertise, quelle que soit votre activité
La prise de messages est un maillon essentiel de votre relation client. Quelle que soit votre activité, Télésecrétariat MLG vous offre un service fiable, structuré et disponible selon vos besoins :
- Vous êtes une entreprise (SARL, SASU) ou un indépendant ? Découvrez nos solutions business.
- Un appel entrant, un message arrive ? Notre permanence téléphonique assure le relais.
À propos de l’auteur
PAYET Morgane
Morgane est une télésecrétaire indépendante qui cumule plus de 18 ans d’expérience dans le secrétariat. Certifiée secrétaire médicale depuis 2001, elle intervient aussi bien pour des cabinets de médecins généralistes qu’au sein de centres d’appels . En août 2022, elle a créé sa propre entreprise, motivée par ses valeurs et son désir de liberté.