Secrétariat téléphonique externalisé
Définition simple
Le secrétariat téléphonique externalisé désigne une solution où la gestion des appels est assurée à distance par un prestataire, sans intervention sur les autres tâches administratives.
Détail complémentaire
Ce dispositif permet à un professionnel ou à une structure de rester joignable sans mobiliser de personnel en interne. Les appels sont automatiquement redirigés vers un interlocuteur externe, qui répond au nom du client, filtre les demandes, prend des messages ou oriente les interlocuteurs.
La mission se concentre uniquement sur le canal téléphonique, il ne s’agit pas d’un secrétariat complet, mais d’une solution centrée sur la gestion des appels, sans traitement administratif complémentaire.
Exemples d’utilisation
- Une TPE externalise son accueil téléphonique à un prestataire qui prend les appels et transmet les messages sans intervenir dans la gestion de documents ou de dossiers.
- Un avocat fait appel à un secrétariat téléphonique externalisé pour filtrer ses appels en son absence, sans déléguer d’autres tâches liées à ses dossiers.
- Un pôle de spécialistes (dentistes, kinésithérapeutes) utilise un secrétariat téléphonique externalisé pour gérer les annulations, les reports de rendez-vous, et communiquer des informations pratiques aux patients (tarifs, documents à apporter, etc.).
- Un médecin généraliste fait appel à un service de télésecrétariat pour filtrer les appels des patients, prendre des messages en cas d’urgence et orienter les demandes administratives en dehors des heures de consultation.
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