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Le filtrage des appels par le télésecrétariat

Chaque jour, vous faites face à des sollicitations incessantes de démarchages téléphoniques. Afin d’optimiser votre efficacité au travail, il est essentiel de ne pas être constamment dérangé. De plus, il est crucial de recevoir vos contacts privilégiés au moment convenu.

C’est là que le filtrage des appels téléphoniques prend toute son importance. Une mise en œuvre efficace de cette pratique permet d’optimiser la gestion du temps et d’améliorer significativement la relation avec vos clients.

Le filtrage des appels, pourquoi est-ce utile ?

Si vous êtes un professionnel de la santé ou une entreprise, vous savez plus que nul autre qu’ il est important de gérer efficacement votre temps. Mais vous savez aussi que vous ne pouvez pas être disponible à tout moment pour prendre les appels entrants, surtout si vous êtes en consultation, en déplacement, en réunion ou occupé a vos tâches.

C’est là qu’intervient le filtrage des appels, une solution qui vous permet de déléguer la gestion de votre accueil téléphonique à une télésecrétaire.

Qu'est ce que le Tri des appels ?

Le tri des appels se réfère au processus de tri et de gestion des appels entrants de votre entreprise et cabinet.
Il consiste à confier la réception de vos appels à une personne qualifiée et formée à votre activité, qui va filtrer les communications selon vos consignes et vos priorités.
Ainsi, vous ne recevez que les appels importants ou urgents, et vous évitez les appels indésirables ou non pertinents.

Les avantages ?

L’ évaluation et l’analyse des communications présente de nombreux avantages pour vous et pour vos patients :

Optimisation du temps et de la sérénité

Vous n’êtes plus dérangé par les sonneries, vous pouvez vous concentrer sur votre activité principale. Seules les communications pertinentes pour vous, vous sont transférées. Même les appels apparemment « simples » pour des conseils ou des informations prennent plus de temps que prévu, mais avec ce service, vous gérez plus efficacement votre temps.

Renforcement de l’image professionnelle

Vous offrez à vos patients et clients un accueil téléphonique personnalisé, courtois, efficace et une réponse rapide. De ce fait, vous renforcez votre relation de confiance avec eux, et vous fidélisez votre clientèle.

Allègement de la charge administrative

En effectuant un filtrage minutieux, la télésecrétaire peut réduire la charge administrative qui pèse sur vous. Vous n’avez plus à vous soucier de l’organisation de votre ligne téléphonique, de votre agenda, ni de rappeler les patients en fin de journée.

Sélectionner une télésecrétaire adaptée

Si vous souhaitez bénéficier du filtrage des appels, il est essentiel de choisir une télésecrétaire qui connaît bien votre domaine d’activité et qui dispose des compétences nécessaires pour assurer un service de qualité.

L’importance du filtrage des appels dans le secteur de la santé

Le filtrage des appels est un outil essentiel qui repose sur la compétence et le professionnalisme des télésecrétaires, qui sont les interlocutrices privilégiées des patients. Il optimise l’utilisation du temps des praticiens et contribue à une prestation de soins plus efficace et efficiente. Mettre en place des systèmes de filtrage appropriés, permet de bénéficier d’une gestion des appels plus rationalisée et offre une meilleure expérience tant aux praticiens qu’aux patients.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la permanence téléphonique du Télésecrétariat MLG, je vous invite à parcourir les autres pages de mon site. Vous pouvez utiliser le formulaire de contact ou me contacter directement par téléphone au 05.32.92.10.17. Ce article pourrait vous intéresser : « Gestion des réclamations par le télésecrétariat«  ou encore « Prise de RDV en ligne et Télésecrétariat : un duo efficace« 

photo de morgane payet télésecrétaire et secrétaire indépendante

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