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L’impact des innovations technologiques sur l’évolution du métier de secrétaire

Le métier de secrétaire a connu une transformation remarquable au fil des siècles, passant d’un rôle traditionnel axé sur la gestion administrative physique à celui de télésecrétaire. Il a su assimiler les avancées technologiques et à su s’adapter aux nouvelles technologies pour répondre aux exigences du marché.

Les origines du terme "secrétaire"

Le terme « secrétaire » tire ses racines du latin « secretarius », signifiant « celui qui est chargé d’un secret ». Au Moyen Âge, les secrétaires étaient souvent des ecclésiastiques responsables de la gestion des affaires confidentielles de l’Église. Ce rôle était essentiellement manuscrit, mettant en lumière l’importance de la confidentialité.

Aujourd’hui, même à l’ère de la technologie avancée, la confidentialité demeure une valeur importante dans le métier de secrétaire. Bien que les outils numériques et les logiciels aient transformé la manière dont les informations sont gérées, le respect et la préservation des secrets professionnels restent plus que jamais d’actualité. Les secrétaires modernes utilisent des systèmes informatiques sécurisés (HDS) pour protéger les données sensibles et continuent à honorer la tradition de confidentialité qui remonte à l’époque médiévale.

Définition aujourd’hui:

Un secrétaire : est un métier de bureau qui consiste à s’occuper pour le compte d’un autre employé ou agent de son courrier, de ses communications téléphoniques, de la rédaction des comptes rendus de réunions, de la gestion de son emploi du temps. (source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Secr%C3%A9tariat).

Une télésecrétaire : c’est une secrétaire qui effectue son travail à distance.

Une télésecrétaire indépendante : elle pratique son activité pour son propre compte et travaille avec plusieurs clients.

L'Invention de la machine à écrire au XIXe siècle : une révolution pour les secrétaires

La deuxième moitié du XIXe siècle a été marquée par l’invention révolutionnaire de la machine à écrire. Cela a entraîné un changement de paradigme dans le travail des secrétaires en automatisant la production de documents écrits. Cette innovation a permis une augmentation significative de la productivité et a transformé la manière dont les tâches administratives étaient accomplies.

Pour les appels, le standard téléphonique qui est le plus ancien type de commutateur téléphonique mettait en relation les personnes par l’intermédiaire d’une opératrice (standardiste) grâce à des cordons équipés de connecteurs (jack).

L'Ère pré-informatique : gestion téléphonique manuelle

Le métier de secrétaire a réellement pris son envol avec l’expansion rapide des entreprises. Elles sont devenus des membres essentiels des équipes administratives, jouant un rôle central dans la gestion des correspondances papier, des appels téléphoniques et de la planification des réunions.

Au début du XXe siècle, les premières secrétaires qui étaient responsables de la réception des appels téléphoniques utilisaient des moyens de communication basiques, principalement le téléphone à cadran manuel. Ces téléphones étaient souvent connectés à un standard téléphonique manuel, où une opératrice (souvent une secrétaire) recevait les appels entrants et les dirigeait vers la ligne appropriée en utilisant un système de câbles et de prises.

Elles utilisaient des tableaux de connexions pour identifier les lignes et les extensions correspondantes. Lorsqu’un appel arrivait, l’opératrice répondait, obtenait les informations nécessaires et connectait manuellement la personne appelante à la ligne de destination souhaitée. Ce processus demandait une coordination précise et une connaissance approfondie des extensions et des connexions.

Ce système, bien que rudimentaire par rapport aux technologies actuelles, était le fondement du service de réception des appels téléphoniques au sein des entreprises.

L'Ère informatique des années 1980

Les années 1980 ont marqué un tournant avec l’introduction de l’ordinateur. Les secrétaires ont dû s’adapter à la numérisation croissante des tâches administratives. Les premiers logiciels de traitement de texte ont remplacé les machines à écrire, entraînant une révolution dans la manière dont les documents étaient créés et traités.

La gestion des rendez-vous par les secrétaires était souvent réalisée à l’aide d’agendas papier. Les secrétaires utilisaient des carnets d’adresses et des calendriers en papier pour organiser les rendez-vous des professionnels et entreprises.

Les rendez-vous étaient consignés manuellement, avec les détails du client, la date, l’heure et la nature du rendez-vous. Elles devaient gérer ces informations de manière organisée et précise, en évitant les conflits d’horaires et en assurant une planification irréprochable.

Systèmes de réponse vocale interactive (IVR) et automatisation

L’informatisation progressive dans les années suivantes a apporté des changements importants à la gestion des rendez-vous, avec l’introduction de logiciels de gestion de rendez-vous électroniques, simplifiant et automatisant ce processus. Les systèmes téléphoniques ont commencé à s’intégrer aux outils informatiques. Les secrétaires, désormais télésecrétaires, ont exploité les technologies de VoIP (Voice over Internet Protocol) pour gérer les appels à distance.

VoIP : technologie qui permet de transmettre la voix sur des réseaux compatibles via internet.

L'Intégration des systèmes téléphoniques avec l'informatisation

Aujourd’hui, les télésecrétaires s’appuient sur des systèmes de Réponse Vocale Interactive (IVR) et d’automatisation des appels pour optimiser l’efficacité. Ces systèmes permettent de filtrer les appels, d’orienter les clients vers les bons services et de fournir des informations de base, libérant ainsi du temps pour des tâches plus complexes.

IVR : Système qui permet, à partir d’un téléphone, d’établir une communication dans les deux sens entre un utilisateur et un serveur vocal. (source : https://vitrinelinguistique.oqlf.gouv.qc.ca/fiche-gdt/fiche/8875415/systeme-de-reponse-vocale-interactif)

L'avènement du Télésecrétariat à partir des années 2000

La transition vers le télésecrétariat s’est opérée véritablement dans les années 2000, en parallèle avec la généralisation d’Internet et des outils de communication virtuels. De plus en plus de secrétaires ont commencé à accomplir leur travail à distance.

L’intégration des avancées téléphoniques dans le secrétariat a considérablement amélioré l’efficacité du métier. L’évolution des standards téléphoniques a été une composante essentielle du passage du métier de secrétaire au télésecrétariat, offrant des solutions modernes pour répondre aux besoins croissants de flexibilité et d’efficacité dans le monde professionnel. Les télésecrétaires peuvent désormais gérer les appels de manière transparente, que ce soit pour la prise de rendez-vous, la coordination des projets, la communication ou simplement pour fournir un support téléphonique essentiel.

Cette évolution démontre la capacité d’adaptation du secteur face aux avancées technologiques et à la révolution numérique, apportant de nouvelles opportunités et défis passionnants pour les professionnels du métier.

De nos jours, les télésecrétaires doivent être à l’aise avec une gamme variée d’outils numériques toujours en évolution, pour performer dans leur travail et répondre aux besoins des différents secteurs d’activité : professionnels de santé, professions libérales et entreprises.

Le métier de secrétaire vers le métier de télésecrétaire s’est vraiment bien adapté au fil des années et a su évoluer avec son temps. Il s’est développé en introduisant l’informatique et le numérique ce qui a été un avantage. Il a su se réinventer pour répondre aux besoins modernes des entreprises faisant preuve d’une grande flexibilité et capacité d’adaptation. Quant à la télésecrétaire indépendante, elle a un avantage certain : « son coût » grâce auquel elle tire son épingle du jeu. 

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À propos de l’auteur

photo de morgane payet télésecrétaire et secrétaire indépendante

PAYET Morgane

Morgane est une télésecrétaire indépendante qui cumule plus de 18 ans d’expérience dans le secrétariat. Certifiée secrétaire médicale depuis 2001, elle intervient aussi bien pour des cabinets de médecins généralistes qu’au sein de centre d’appels . En août 2022, elle crée sa propre entreprise, motivée par ses valeurs et son désir de liberté.