Le métier de télésecrétaire consiste à fournir des services de secrétariat à distance spécialisés dans divers domaines. On peut citer les principaux secteurs qui sont : le secteur du bâtiment, le secteur médical et paramédical, le secteur de l’immobilier, le domaine juridique et notarial. Son champ d’action peut être divers et varié en fonction de différents paramètres (structure, secteur, spécialité..).
Elle joue un rôle clé dans la gestion administrative au sein de l’entité où elle déploie ses compétences. Elle offre une solution souple et spécialisée contribuant à la réduction des coûts, à la garantie d’une continuité des services professionnels et confidentiels.
Dans les sections suivantes, nous aborderons la rémunération, le parcours et la formation professionnelle nécessaires, les aptitudes requises pour exceller dans ce métier, ainsi que les fonctions et responsabilités principales d’une télésecrétaire médicale indépendante.
Les différentes missions d’une télésecrétaire
Permanence téléphonique
- Réception et traitement des communications entrantes.
- Gestion des appels sortants, y compris le traitement et le rappel des patients.
- Traitement des messages vocaux.
- Tri des appels entrants pour identifier les urgences des appels moins pertinents.
Gestion d'agendas
- Organisation des plannings ce qui inclut la prise de rendez-vous et leur suivi.
- Envoi automatique de rappels de rendez-vous à venir pour réduire les absences des patients.
- Maintien et mise à jour des informations concernant les rendez-vous.
Saisie de données et gestion des coordonnées
- Enregistrement précis des coordonnées des appelants, assurant la mise à jour des bases de données.
- Saisie de données essentielles pour le suivi des patients dans le domaine médical.
- Retranscription de compte-rendu.
Tâches administratives
- Frappe de courrier, mise en forme de document.
- Traitement des e-mails, notes, fax.
- Archivage, classement des dossiers patients.
Quelles sont les compétences requises pour ce poste ?
- Excellentes compétences en communication pour offrir un service client de qualité.
- Maîtrise de l’organisation agendas.
- Connaissance des protocoles et de la confidentialité des informations.
- Compétence informatique pour l’utilisation de logiciels de gestion de rendez-vous et de bases de données.
- Très bon niveau d’orthographe.
- Connaissance des termes propres au secteur.
Les qualités d’une télésecrétaire
Les qualités humaines et techniques requises pour être une télésecrétaire indépendante sont essentielles pour réussir dans ce métier.
Qualités Humaines :
- Empathie : La capacité à comprendre et à traiter avec sensibilité les appelants qui peuvent être dans des situations délicates.
- Professionnalisme : Il est essentiel de maintenir un comportement et un langage professionnels adaptés.
- Confidentialité : Le respect de la confidentialité des informations est impératif, car les télésecrétaires ont accès à des données sensibles.
- Bonne résistance au stress : Le métier peut être exigeant, et il est essentiel de gérer le stress, en particulier en situation d’urgence.
- Communication efficace : Une communication claire, à la fois écrite et verbale, est essentielle pour transmettre des informations correctes.
- Sens de l’organisation : La capacité à gérer les rendez-vous, les messages et d’autres tâches administratives de manière efficace.
- Flexibilité : Être capable de s’adapter à des horaires variables ou à des demandes urgentes.
Qualités Techniques :
- Maîtrise des logiciels : La connaissance et la maîtrise de ces logiciels spécifiques sont essentielles pour la gestion des dossiers électroniques et la rédaction de comptes rendus.
- Saisie rapide : Une saisie de données rapide et précise est nécessaire pour enregistrer les informations rapidement et sans erreur.
- Gestion de l’agenda : La capacité à gérer efficacement et organiser les rendez-vous.
- Compréhension des procédures : Une connaissance de base des procédures et des termes internes à l’entreprise est utile pour communiquer efficacement avec les clients.
- Traitement des appels : Savoir trier les appels en fonction de leur urgence et de leur pertinence, tout en maintenant un accueil professionnel.
- Traitement de la messagerie vocale : Le traitement des messages vocaux est importante, y compris la capacité à écouter et transmettre des messages précisément.
- Compétences informatiques : Une bonne maîtrise des outils informatiques, y compris les logiciels de bureautique, est essentielle pour gérer les données et la correspondance.
Les diplômes et formations
Bac (bac professionnel, technologique) à Bac +2 (BTS, DUT) en secrétariat, bureautique, médico social.
- BEP dans le secteur tertiaire
- Formation dans une école ou à distance (par exemple : Culture et formation)
- VAE* (avoir au moins 1 an d’expérience à temps complet, soit 1607 heures en continu ou non dans le domaine).
* La validation des acquis permet à toute personne, quels que soient son âge, son niveau d’études ou son statut, de faire valider les acquis de son expérience pour obtenir une certification professionnelle. https://vae.gouv.fr/espace-candidat/
Les outils du quotidien d’une télésecrétaire médicale
Une secrétaire médicale doit être équipée d’un ensemble d’outils essentiels pour gérer efficacement ses tâches et offrir un service de qualité aux professionnels de la santé. Voici une liste des principaux outils et équipements nécessaires :
- Ordinateur : Un ordinateur fiable et performant est un élément essentiel. Cela peut être un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable en fonction de vos préférences.
- Connexion internet : Une connexion Internet haut débit est nécessaire pour communiquer avec les clients, accéder aux logiciels médicaux en ligne, et effectuer des recherches.
- Logiciels de planification des rendez-vous : Un logiciel de gestion de planning en ligne ou des applications spécifiques permettent pour planifier et gérer les rendez-vous des professionnels de la santé.
- Logiciels médicaux : Si vous travaillez avec des professionnels de la santé, il peut être nécessaire d’accéder à des logiciels particuliers pour enregistrer des données de patients et générer des comptes rendus.
- Messagerie électronique : Une adresse e-mail professionnelle est nécessaire pour communiquer avec les clients et les patients.
- Téléphone : Un téléphone professionnel est important pour répondre aux appels téléphoniques et contacter les clients et les patients.
- Casque et microphone : Un casque avec microphone performant pour une communication claire et une meilleure concentration.
- Logiciel de messagerie vocale : Un logiciel de messagerie vocale vous permet de gérer et de répondre aux messages vocaux laissés par les patients et les clients.
- Scanner et imprimante : Ces équipements permettent de numériser et d’imprimer des documents facilement et de chez soi.
- Outils de gestion de fichiers : Un logiciel de stockage en ligne sécurisé est nécessaire pour organiser et stocker les documents dans le domaine de la santé de manière confidentielle.
- Outil comptable : Pour suivre les revenus, les dépenses et la facturation de vos services, un logiciel de comptable est indispensable.
- Calendrier électronique : Un calendrier électronique vous permet de planifier et de suivre les rendez-vous, les tâches et les échéances.
- Bureau organisé : Un espace de travail organisé avec des fournitures de bureau essentielles, comme des stylos, des blocs-notes, et des classeurs.
- Solutions de sauvegarde de données : Pour protéger les données sensibles, des solutions de sauvegarde de données sont nécessaires pour éviter la perte de données en cas de problème informatique.
L’ensemble de ces outils contribue à une gestion efficace de la permanence téléphonique, de l’organisation des rendez-vous, de la communication avec les patients et de la documentation médicale. Il est important de maintenir ces outils à jour et de respecter les normes de confidentialité liées à ce secteur.
Quel salaire pour une secrétaire à distance ?
Le salaire peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment l’expérience, la localisation, la clientèle, et le volume de travail. En France, les tarifs horaires ou les tarifs à la tâche peuvent être différents d’une région à l’autre. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Expérience : Les secrétaires à distance expérimentées ont souvent la possibilité de facturer un tarif horaire plus élevé en raison de leur expertise et de leur réputation.
- Localisation : Les tarifs varient en fonction de la demande et du coût de la vie dans une région donnée. Les grandes villes comme Paris peuvent avoir des tarifs plus élevés que les zones rurales.
- Clientèle : Le type de clients (cabinets, cliniques, spécialistes) et la taille de la clientèle peuvent influencer les tarifs. Les clients ayant des besoins complexes ou des volumes de travail importants peuvent être prêts à payer davantage.
- Volume de travail : Elles peuvent facturer à l’heure ou à la tâche. Le volume de travail et le nombre de clients influencent directement les revenus.
Pour donner une fourchette générale, en France, le tarif horaire peut varier de 20€ à 40€ ou plus, en fonction des facteurs mentionnés ci-dessus.
Les possibilités d’évolution de carrière
Les télésecrétaires ou assistantes virtuelles ont diverses opportunités d’évolution de carrière, que ce soit par la spécialisation, la formation, la coordination des d’équipes, la consultation ou la création d’entreprise. Leur expérience et leur expertise dans le secteur médical peuvent ouvrir des portes vers des rôles plus avancés et diversifiés.
- Spécialisation en sous-domaines médicaux : Elle peut se spécialiser davantage en se concentrant sur des domaines spécifiques tels que la radiologie, la chirurgie, la pédiatrie, ou d’autres spécialités. Cela lui permettra de devenir une experte dans un domaine particulier.
- Formation complémentaire : Elle peut envisager de poursuivre des formations complémentaires pour acquérir de nouvelles compétences, comme la maîtrise de logiciels médicaux avancés ou la gestion de dossiers de santé électroniques (DSE).
- Gestion de l’équipe : Avec de l’expérience, elle peut évoluer vers un rôle de supervision et d’administration d’autres télésecrétaires au sein d’un cabinet médical, d’une clinique, ou d’un standard téléphonique externe.
- Consultante en télésecrétariat médical : En devenant une consultante elle peut conseiller d’autres professionnels de la santé sur l’optimisation de leur permanence téléphonique et de leurs processus administratifs.
- Création d’entreprise : Elle peut développer sa propre entreprise de télésecrétariat, élargir sa clientèle et offrir ses services à un éventail plus large de sociétés.
- Reconversion : Si elle souhaite changer de domaine, elle peut envisager de suivre des formations ou des études supplémentaires pour se réorienter vers de nouveaux secteurs.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le Télésecrétariat MLG, je vous invite à parcourir les autres pages de mon site. Vous pouvez utiliser le formulaire de contact ou me contacter directement par téléphone au 05.32.92.10.17.
